Schéma de la facture électronique : fonctionnement et obligations

Pourquoi un schéma pour la facturation électronique ?

La facturation électronique devient une obligation progressive en France entre 2026 et 2028. 

Pour assurer une mise en place efficace et homogène, l’administration fiscale impose un schéma standardisé de transmission des factures, appelé "schéma en Y".

Ce modèle vise à garantir la traçabilité des transactions, simplifier les contrôles fiscaux et automatiser les processus comptables des entreprises.

Les objectifs de sa mise en place

Le shéma en Y a 4 objectifs :

• Lutter contre la fraude à la TVA : en France, la fraude à la TVA représente une perte estimée à 20 milliards d’euros par an (source : Cour des Comptes). Grâce à la transmission centralisée des factures, l’administration fiscale pourra mieux surveiller les transactions et réduire les déclarations frauduleuses.

• Harmoniser les échanges entre entreprises : avec des formats standardisés et un mode de transmission unique, les entreprises pourront échanger plus facilement leurs factures sans incompatibilités de logiciels.

• Automatiser la gestion comptable : la facturation électronique permet une meilleure intégration avec les ERP et logiciels comptables. L’objectif est ainsi de réduire les erreurs de saisie et accélérer le traitement des paiements.

• Assurer plus de transparence et de traçabilité : chaque facture transitera par un point de contrôle validé par l’administration fiscale. Cela rendra impossible toute modification non autorisée après émission.

Les défis de la facturation électronique

Même si cette réforme apporte des bénéfices concrets, elle implique aussi plusieurs défis techniques et organisationnels pour les entreprises :

• Unifier les flux entre les entreprises et l’administration fiscale : aujourd’hui, chaque entreprise utilise son propre logiciel de facturation. Le passage à un schéma unique impose une mise à jour de ces outils et un alignement sur les nouvelles normes.

• Garantir la conformité des échanges : les entreprises doivent s’assurer que leurs factures respectent des formats stricts (Factur-X, UBL, CII) et sont transmises via des plateformes certifiées.

• Gérer la transition progressive : selon la taille de l’entreprise, l’obligation s’appliquera entre 2026 et 2028. Il est crucial d’anticiper ces changements pour éviter tout blocage administratif ou fiscal.

Comprendre le schéma en Y de la facturation électronique

Le schéma en Y est le modèle retenu par l’administration fiscale pour organiser la circulation des factures électroniques. Il définit la manière dont les factures doivent être transmises entre entreprises et autorités fiscales, garantissant leur conformité et leur traçabilité.

Définition du schéma en Y

Le schéma en Y repose sur trois acteurs principaux :

1. L’émetteur de la facture (fournisseur) : il crée la facture électronique dans un format conforme (Factur-X, UBL ou CII).

2. Une plateforme intermédiaire : l’entreprise choisit de transmettre sa facture via :

   • Le Portail Public de Facturation (PPF), géré par l’État.

   • Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), une solution privée agréée.

3. Le destinataire de la facture (client entreprise) et l’administration fiscale : le PPF ou la PDP envoie la facture au client et transmet les informations fiscales aux autorités.

Les deux circuits possibles dans le schéma en Y

1. Transmission via le Portail Public de Facturation (PPF)

• L’entreprise dépose sa facture directement sur le PPF.

• Le PPF vérifie la conformité du document et transmet la facture au destinataire.

• En parallèle, les données fiscales sont envoyées automatiquement à l’administration fiscale.

✅ Avantages : c’est une solution gratuite, mise en conformité simple.❌ Inconvénients : les fonctionnalités sont limitées, il n’y a pas d’intégration avancée avec les logiciels comptables.

2. Transmission via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

• L’entreprise passe par une PDP privée, qui prend en charge le formatage, l’archivage et la transmission des factures.

• La PDP envoie ensuite la facture au client et transmet les informations fiscales au PPF.

✅ Avantages : services avancés, intégration aux ERP, automatisation des processus comptables.❌ Inconvénients : le coût est variable (et peut-être élevé : jusqu’à plusieurs centaines d’euros par mois) selon le prestataire.

Illustration du schéma en Y

Ce schéma de l’administration fiscale montre visuellement le schéma en Y :

Quelles entreprises doivent suivre ce schéma ?

La généralisation de la facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France.

Cependant, l’application du schéma en Y se fera progressivement, selon la taille des entreprises.

Les entreprises concernées par le shéma

Toutes les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques en suivant le schéma en Y, mais avec des dates limites différentes :

• Les grandes entreprises (+5000 salariés ou CA > 1,5 milliard €) → 1er septembre 2026

• Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) → 1er septembre 2027

• Les PME et TPE → 1er septembre 2028

Donc un fournisseur qui travaille avec de grandes entreprises devra être prêt dès 2026, même s’il est lui-même une TPE.

Calendrier de mise en place

Les entreprises devront anticiper ces échéances pour éviter toute interruption dans leur cycle de facturation.

Les obligations de facturation dans le schéma en Y

En suivant ce modèle, les entreprises doivent respecter des obligations précises en matière de transmission et de format des factures.

L’obligation d’utiliser la facturation électronique

Seules les transactions B2B domestiques (entre entreprises françaises assujetties à la TVA) doivent suivre le schéma en Y.

Les transactions concernées sont :

• Toutes les ventes et prestations de services entre entreprises en France.

• Certaines opérations avec l’étranger via l’e-reporting.

Les transactions exclues sont :

• Les ventes aux particuliers (B2C) → Pas de facturation électronique, mais obligation d’e-reporting pour certaines opérations.

• Les opérations avec des entreprises étrangères → Seules certaines données seront à transmettre.

Exemple : Un freelance facturant un particulier n’a pas à utiliser une facture électronique, mais devra déclarer son chiffre d’affaires via l’e-reporting.

Les exigences sur le format des factures

Les factures électroniques devront respecter trois formats officiels pour garantir l’automatisation des traitements comptables :

Exemple : Une PME souhaitant faciliter la gestion comptable peut privilégier Factur-X, tandis qu’une entreprise avec des échanges internationaux pourra opter pour CII.

Les sanctions en cas de non-respect

Les entreprises qui ne respectent pas les nouvelles règles risquent des sanctions financières et fiscales :

• Une amende de 15 € par facture non conforme, plafonnée à 15 000 € par an.

• Les risques de redressement fiscal en cas d’erreur ou d’omission.

• Les refus des factures par les clients si elles ne sont pas conformes aux nouvelles normes.

Exemple : Une entreprise qui continue à émettre des factures PDF classiques après 2026 s’expose à des sanctions et à des retards de paiement si ses clients les refusent.

Comment préparer votre entreprise à ce nouveau schéma ?

La mise en place du schéma en Y impose des changements majeurs dans la gestion des factures. Pour éviter tout retard ou blocage dans la facturation, les entreprises doivent anticiper et adapter leurs outils et processus.

Vérifier la conformité de votre logiciel de facturation

Tous les logiciels de facturation ne sont pas forcément compatibles avec les formats exigés par la réforme. Il est donc essentiel de vérifier plusieurs éléments :

Les critères à vérifier sont :

• La compatibilité avec Factur-X, UBL ou CII → Votre outil doit pouvoir générer ces formats.

• La connexion avec une PDP ou le PPF → Il doit être capable d’envoyer et recevoir des factures via les plateformes agréées.

• L’archivage sécurisé → Les factures doivent être conservées pendant 6 ans minimum, conformément aux obligations fiscales.

Ainsi, une entreprise utilisant Excel ou Word pour ses factures devra basculer vers un logiciel de facturation certifié comme Sage, Cegid ou QuickBooks.

Choisir entre PPF et PDP

Les entreprises ont deux options pour la transmission de leurs factures :

📌 Exemple : Une grande entreprise qui gère un volume élevé de factures pourra opter pour une PDP afin de fluidifier ses échanges, tandis qu’une TPE avec peu de factures pourra se contenter du PPF gratuit.

Former ses équipes

L’adoption du schéma en Y implique de nouveaux outils et de nouvelles procédures. Une formation adaptée est indispensable pour éviter des erreurs et assurer la continuité de la facturation.

À prévoir :

• La formation aux nouveaux formats et plateformes (PPF ou PDP).

• L’actualisatin des processus internes pour intégrer la facturation électronique.

• La sensibilisation aux risques de non-conformité (sanctions, rejets de factures).

Ainsi, un comptable habitué à envoyer des factures PDF par e-mail devra apprendre à les transmettre via une plateforme agréée.

Heropay vous accompagne pour passer à la facturation électronique

Le schéma en Y deviendra incontournable pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d’ici 2026. Cela implique de repenser vos échanges de factures, de choisir une plateforme certifiée (PPF ou PDP) et de garantir la conformité de vos formats de factures (Factur-X, UBL ou CII).

Avec Hero, vous anticipez ces changements en toute simplicité :

• Juin 2025 : émettez vos premières factures électroniques au format Factur-X directement depuis votre compte Hero. Vous respectez les exigences du schéma en Y dès la première étape.

• Été 2025 : Hero vous permet de recevoir et payer des factures électroniques, avec un suivi automatisé et sécurisé.

• Septembre 2025 : vous bénéficiez des solutions de financement Hero, en accélérant vos paiements grâce au préfinancement de factures électroniques.

• Fin 2025 : Hero s’adosse à un PDP partenaire agréé pour garantir la transmission conforme de vos données fiscales à l’administration.

• 2026 : Hero ambitionne de devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), pour vous offrir un service 100 % intégré dans la gestion de vos factures.