Comment cultiver une bonne relation acheteur/fournisseur ?

Entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs est un élément clé du succès d’une entreprise. En effet, les fournisseurs ont un rôle majeur, qui peut se transformer en véritable avantage concurrentiel pour votre entreprise ; ou au contraire, précipiter sa perte. Comment faire pour entretenir une relation saine avec vos fournisseurs ? Comment cultiver un rapport de confiance, en particulier sur l’aspect financier ?

En amont : sélectionner les meilleurs fournisseurs

Une bonne relation avec vos fournisseurs se prépare dès la phase de prospection, pendant laquelle vous choisissez les structures avec lesquelles vous allez travailler. C’est un choix important, qui ne doit surtout pas être pris à la légère !

Cette partie du travail se nomme le sourcing fournisseurs. C’est une tâche de recherche et de documentation, dont l’objectif est de dresser un état des lieux aussi exhaustif que possible des fournisseurs potentiels.

Pour être sûr de partir dans la bonne direction, l’idéal est d’avoir défini une stratégie en amont du sourcing. Cela va vous permettre de gagner du temps, et d’éviter un certain nombre d’erreurs de jugement.

Une bonne stratégie se concentre d’abord sur le produit ou le service fourni : qualité des matières premières, procédés de fabrication, prix, sans oublier bien sûr les délais de production et de livraison. À vous de déterminer lesquels de ces critères sont les plus importants, en fonction des contraintes de votre activité. La santé financière du fournisseur est un autre élément à prendre en compte dans votre stratégie.

Un contrat équitable et sécurisant

Une fois que le fournisseur a été sélectionné, la prochaine étape consiste à établir et signer un contrat de partenariat commercial. Ce contrat définit la durée et les conditions de votre collaboration : montants, délais de paiement, délais de livraison, et toute autre information pertinente.

Pour partir sur une base saine avec votre fournisseur, le contrat de partenariat commercial doit répondre à ces trois critères :

• Prévoir des avantages mutuels (stratégie gagnant-gagnant)

• Être suffisamment flexible

• Être sécurisant pour les deux parties

Le premier point est assez évident : si l’une des deux parties est désavantagée par le contrat, ce déséquilibre va forcément nuire à votre relation. En revanche, si les bénéfices sont égaux, votre collaboration a plus de chances d’être longue et fructueuse !

Par ailleurs, un contrat, même équitable, doit toujours rester flexible et évolutif. C’est un autre point essentiel de la relation acheteur/fournisseur : si l’un ou l’autre sent que les conditions du contrat ne lui conviennent plus, il est important de pouvoir le renégocier en toute simplicité.

Enfin, pour que la collaboration se fasse sereinement, chaque partie doit se sentir sécurisée. Le contrat doit donc anticiper un maximum de problèmes ou difficultés qui pourraient survenir : impayés ou retards de paiement, retards de livraison, défauts de fabrication...

Privilégier la transparence et la communication

Tout au long de votre collaboration, la transparence et la communication sont la base d’une relation acheteur/fournisseur réussie.

En cas d’imprévu, il est important de privilégier l’honnêteté et d’encourager le dialogue dès le départ, afin d’instaurer un rapport de confiance. Dans le cas où la marchandise livrée ne correspond pas à vos attentes par exemple, vous pouvez contacter le fournisseur, lui exposer le problème, et demander un remboursement partiel ou un geste commercial sur la prochaine commande. Le dialogue est toujours préférable au conflit, surtout si vous souhaitez bâtir une relation sur le long terme !

Pour renforcer les liens avec vos fournisseurs, pensez également à communiquer régulièrement avec eux. Idéalement, organisez des rencontres régulières, pour discuter de l’état et de l’évolution de votre partenariat.

Et bien sûr, dans un souci de transparence, il convient de rester à jour sur les documents légaux, et d’informer vos fournisseurs à chaque mise à jour. Dans cette optique, il peut être intéressant d’installer un outil en ligne (portail fournisseurs) pour effectuer cette tâche à votre place tout en limitant le risque d’erreurs.

Favoriser des échanges financiers fluides et sécurisants

Enfin, une bonne relation acheteur/fournisseur ne saurait se passer d’échanges fluides et sécurisants sur le plan financier. En effet, les impayés et autres retards de paiement peuvent vite menacer votre collaboration, avec des risques importants pour les deux parties, que ce soit sur le plan juridique ou financier.

Afin d’éviter les abus, les oublis et autres retards, l’idéal est d’opter pour une solution digitale de traitement des paiements. Grâce à l’automatisation du traitement des factures, les échanges financiers entre les deux parties sont à la fois simplifiés, et plus sécurisants. Vos relations avec vos fournisseurs en seront grandement améliorées ! Cela vous évitera tous les conflits liés aux délais de paiement, qui peuvent facilement instaurer un climat de méfiance.