Relance facture impayée avant mise en demeure : que dire, quand, comment ?

Quand envoyer ce dernier rappel avant procédure ?

Ce type de relance s’envoie après plusieurs tentatives amiables, généralement entre 30 et 45 jours après l’échéance de la facture.

À ce stade, le client n’a pas donné suite malgré vos rappels, mais vous souhaitez encore éviter d’engager immédiatement une mise en demeure.

Selon l’Observatoire des délais de paiement de la Banque de France, 1 entreprise sur 4 subit des retards de paiement supérieurs à 60 jours, avec un impact direct sur la trésorerie, les charges et la gestion du BFR.

Le coût moyen d’un retard de paiement est estimé à 16 000 € par an pour une PME, selon le Cabinet ARC.

Ce dernier email de relance joue un rôle stratégique :

• Il met la pression sans basculer dans le juridique

• Il crée une preuve écrite de votre tentative de règlement amiable

• Il prépare le terrain à une éventuelle mise en demeure

Il est essentiel de ne pas attendre trop longtemps. Passé un certain délai (souvent 60 jours), les chances de recouvrement chutent fortement : selon Euler Hermes, près de 80 % des factures impayées depuis plus de 90 jours ne seront jamais réglées.

Délais types : J+30, J+45… que dit la pratique ?

En pratique, la relance avant mise en demeure intervient souvent entre J+30 et J+45 après la date d’échéance de la facture. Ce créneau laisse le temps d’avoir :

• Une pré-relance avant échéance

• Une 1re relance courtoise à J+5

• Une 2e relance plus directe à J+15 ou J+20

C’est à partir de J+30 qu’il devient cohérent d’envoyer un dernier rappel formel, surtout si vous avez multiplié les tentatives sans retour.

Une étude de Sidetrade sur 12 millions de factures révèle que :

• 70 % des paiements sont réalisés dans les 30 jours si une relance est effectuée rapidement

• Mais le taux de recouvrement chute à 20 % passé J+60

Mieux vaut donc ne pas trop attendre. En cas de mauvaise foi, plus vous tardez, plus vous perdez du temps (et de l’argent).

Est-ce une obligation légale ?

Non, la relance avant mise en demeure n’est pas obligatoire sur le plan légal. Vous pouvez, en théorie, envoyer directement une mise en demeure dès que le délai de paiement est dépassé.

Cependant, dans la réalité :

• Les juges apprécient qu’une tentative amiable soit documentée

• Cette relance sert de preuve en cas de procédure contentieuse

• Elle peut suffire à obtenir le règlement, sans passer par un courrier recommandé

L’article L441-10 du Code de commerce rappelle que le délai maximum de paiement est de 60 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture. Passé ce délai, vous êtes fondé à agir.

Mais avant d’y aller franco, une relance bien formulée permet souvent de préserver la relation client et de récupérer votre dû sans passer par les tribunaux.

Comment rédiger une relance avant mise en demeure ?

À ce stade, votre message doit être précis, structuré et crédible. L’objectif est double : inciter au paiement immédiat tout en posant un cadre clair pour la suite (mise en demeure, contentieux, pénalités...).

Les mentions à inclure pour rester crédible (sans être agressif)

Voici les informations clés à faire figurer dans votre relance avant mise en demeure. Elles montrent votre sérieux sans pour autant lancer la procédure :

• Le uméro et la date de la facture concernée

• Le montant dû, précisé HT et TTC si possible

• La date d’échéance initiale de la facture

• Les dates de vos précédentes relances

• La mention des pénalités de retard prévues dans vos CGV

• Le délai clair laissé au client pour régulariser (ex. sous 7 jours)

En ajoutant ces éléments, vous montrez que :

• Vous maîtrisez le dossier

• Vous avez documenté les étapes

• Vous êtes prêt à agir si nécessaire

Le ton à adopter : ferme, clair, mais toujours professionnel

Le piège ici, c’est d’être trop agressif — ou trop mou. Vous devez trouver le bon dosage :

• Professionnel : pas de menace directe, pas d’émotion

• Factuel : basez-vous uniquement sur des éléments vérifiables

• Fermeté tranquille : vous ne demandez pas, vous exigez poliment

Exemple :

"Nous constatons, sauf erreur de notre part, que la facture n°XXX d’un montant de XXX € TTC reste impayée malgré nos relances des [dates]. Nous vous demandons de régulariser sous 7 jours afin d’éviter l’envoi d’une mise en demeure."

Ce ton montre que vous êtes en contrôle, et ouvre la porte au dialogue, sans équivoque sur la suite.

Modèle d'email de relance avant mise en demeure à copier-coller

Cet email est le dernier rappel amiable.

Il doit poser un cadre clair, tout en évitant de rompre la relation commerciale si le client régularise rapidement. Voici un modèle prêt à l’emploi :

Objet : Dernier rappel – facture n°[XXX] toujours impayée

"Bonjour [Nom du destinataire],

Sauf erreur de notre part, la facture n°[XXX], émise le [date] pour un montant de [XXX] € TTC, reste à ce jour impayée malgré nos précédentes relances en date du [date 1] et du [date 2].

Conformément à nos conditions générales de vente, des pénalités de retard ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € sont susceptibles d’être appliquées si le paiement n’est pas reçu sous 7 jours.

À défaut de règlement sous ce délai, nous nous verrons contraints d’adresser une mise en demeure et de déclencher une procédure de recouvrement.

Vous trouverez en pièce jointe une copie de la facture concernée.

Nous restons à votre disposition pour toute clarification éventuelle.

Cordialement,

[Prénom Nom][Fonction][Entreprise][Coordonnées]"

Ce message est court, précis et juridiquement cadré, sans être inutilement hostile. Il vous place en position de force si vous devez aller plus loin.

Et après ? La mise en demeure et les voies légales

Si la relance amiable reste sans réponse, la mise en demeure marque le début du recouvrement contentieux. Elle est juridiquement plus engageante qu’un simple email.

La mise en demeure : une étape clé du recouvrement

C’est un document formel, envoyé par courrier recommandé avec accusé de réception, qui sommationne le débiteur de régler sa dette sous un certain délai. Elle permet de :

• Interrompre la prescription légale (souvent 5 ans entre professionnels)

• Démontrer votre bonne foi en cas de litige

• Préparer une action en justice si nécessaire

En général, elle accorde 8 à 15 jours au client pour régler sa dette. Si aucune réaction ne suit, vous pouvez saisir un juge pour obtenir une injonction de payer.

Ce qu’elle doit contenir

Pour être valable, une mise en demeure doit inclure :

• L’identité du créancier et du débiteur

• Le montant exact de la somme due

• Le délai accordé avant suite juridique

• Une mention explicite : « Ceci vaut mise en demeure »

Il est aussi utile d’y joindre les copies des relances précédentes et de la facture concernée.

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