Modèle 1er rappel de facture impayée : exemples gratuits

Quand envoyer votre 1ère relance pour maximiser vos chances de paiement ?

Envoyer votre premier rappel au bon moment est décisif pour obtenir votre paiement sans conflit. L'idéal est de relancer votre client entre 5 et 7 jours après la date d'échéance de la facture.

Un rappel trop tôt pourrait paraître pressant ou inutile si le client avait simplement besoin de quelques jours supplémentaires.

À l'inverse, attendre plus de 10 jours réduit vos chances d'être payé rapidement : passé ce délai, selon le cabinet Intrum, les risques d’impayé définitif augmentent de 26 %.

Soyez précis dans votre communication : rappelez poliment l’échéance passée, invitez à régulariser la situation et proposez un échange en cas de problème de trésorerie temporaire.

Cette approche préserve la relation et rappelle fermement l’obligation de paiement.

Que doit contenir une bonne 1ère relance ?

Une 1ère relance réussie repose sur un équilibre subtil : elle doit rappeler fermement l'obligation de paiement tout en préservant la relation client.

Pour être efficace, votre courrier doit comporter certains éléments indispensables qui légitiment votre demande et facilitent la régularisation rapide.

Contrairement à une mise en demeure, la 1ère relance n’est pas un document formel contraignant.

Elle sert avant tout à clarifier la situation et à encourager le paiement sans tension. Votre message doit être simple, clair, et orienté solution : l’objectif n’est pas d’accuser, mais de donner l’opportunité de corriger un oubli ou de résoudre un éventuel problème de trésorerie.

D’après une étude Altares, 90 % des retards de paiement ne sont pas malintentionnés. 

Cela montre à quel point le ton et la structure de votre premier rappel sont stratégiques pour récupérer votre argent rapidement sans braquer votre interlocuteur.

Les mentions obligatoires

Pour donner du poids à votre première relance, certaines informations doivent absolument apparaître de manière claire :

• Vos coordonnées complètes (raison sociale, adresse, numéro de téléphone, email)

• Les coordonnées du client concerné

• Le numéro de la facture impayée et sa date d’émission

• Le montant exact dû (sans ajout de pénalités pour le 1er rappel)

• La date d’échéance initiale de la facture

• Une demande explicite de paiement dans les plus brefs délais

• Une mention courtoise invitant à ignorer le courrier si le règlement a déjà été effectué

En joignant une copie de la facture au courrier, vous limitez aussi les risques d’excuses ou de malentendus de la part de votre client.

Selon Paydex France, un client sur trois tarde à payer tout simplement parce qu’il n’a plus la facture sous la main au moment où il reçoit la relance (d’où l’importance de joindre tous les éléments dans le même message pour faciliter au maximum le règlement).

Le ton à privilégier selon votre relation client

La manière dont vous formulez votre première relance peut faire toute la différence entre un paiement rapide et une détérioration de la relation commerciale. Votre ton doit être choisi stratégiquement en fonction du profil de votre client et de l’historique de vos échanges.

Pour un client fidèle qui règle habituellement à l’heure, privilégiez un ton courtois et bienveillant. Il est probable qu’il s’agisse d’un simple oubli ou d’une erreur administrative. Un rappel amical permettra de régler la situation sans froisser votre interlocuteur.

À l'inverse, si votre client a déjà montré des signes de retard ou de mauvaise foi par le passé, un ton plus ferme mais toujours professionnel s’impose dès la première relance. Il s'agit alors de montrer que vous suivez de près vos créances tout en laissant une porte ouverte à un règlement à l’amiable.

Quelques bonnes pratiques à suivre :

• Restez factuel : citez les dates, les montants, sans jugement ni reproche

• Exprimez clairement vos attentes : indiquez ce que vous attendez et sous quel délai

• Proposez un contact : invitez poliment votre client à vous contacter en cas de difficulté

• Adaptez la forme au canal : un email peut être plus léger, un courrier postal plus formel

D’après une étude Intrum de 2023, 42 % des entreprises constatent que l’adaptation du ton de leurs relances selon le profil client améliore significativement leur taux de paiement. 

Une bonne approche dès le départ peut donc vous éviter un recouvrement long et coûteux.

2 modèles de 1ère lettre de relance pour facture impayée

Utiliser un modèle adapté à la situation permet de gagner du temps tout en renforçant l’impact de votre relance. Voici deux exemples concrets : l’un plus souple pour un client fiable, l’autre plus ferme pour un client plus incertain.

Exemple 1 : modèle de première relance soft pour un client de confiance

Quand un client habituel tarde exceptionnellement à régler, il est important de préserver la relation tout en rappelant poliment l’obligation de paiement.

Modèle :

Objet : Relance 1 – Facture n°[XXX] arrivée à échéance

[Ville], le [Date]

"Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas encore reçu le règlement de la facture n°[XXX], émise le [date] pour un montant de [XXX] €, échue le [date].

Nous sommes conscients que des imprévus peuvent survenir. Nous vous serions reconnaissants de procéder au paiement dans les meilleurs délais. Si le paiement a déjà été effectué, nous vous remercions d’ignorer ce message.

Restant à votre disposition pour toute information complémentaire, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Votre signature]"

Exemple 2 : modèle de première relance plus ferme pour un client à risque

Lorsque le client présente un risque ou a déjà connu des retards, il est crucial de poser un cadre clair dès la première relance sans basculer dans l'agressivité.

Modèle :

Objet : Première relance pour facture impayée n°[XXX]

[Ville], le [Date]

"Madame, Monsieur,

Malgré l’échéance au [date], nous n’avons pas reçu le règlement de la facture n°[XXX] d’un montant de [XXX] €.

Nous vous remercions de bien vouloir régulariser votre situation sous 7 jours à compter de la réception de ce courrier. À défaut, nous nous réservons le droit d'appliquer les pénalités prévues à nos conditions générales.

Nous vous remercions par avance pour votre diligence et restons disponibles pour toute question.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Votre signature]"

2 astuces pour augmenter vos chances de paiement avec votre 1er rappel

Optimiser votre premier rappel peut faire toute la différence : plus de 70 % des factures impayées sont réglées après une simple relance bien menée, toujours selon Intrum.

Voici comment maximiser vos chances.

Doubler l’envoi pour sécuriser la réception

Ne vous fiez pas uniquement à un seul canal : doubler l’envoi est une technique simple et efficace pour s’assurer que votre message est bien reçu.

• Envoyez votre lettre par email pour la rapidité

• Doublez par un courrier postal, idéalement en recommandé pour garder une preuve

• En cas de doute, complétez par un appel téléphonique pour confirmer la bonne réception

En multipliant les canaux, vous minimisez le risque que votre rappel soit ignoré ou perdu.

Optimisez le timing

Le moment de votre premier rappel influence fortement vos chances de paiement. Voici les meilleures pratiques :

• J+5 après échéance : envoyez votre premier rappel. Cela montre votre sérieux sans paraître agressif

• Relancer en début de semaine : les statistiques montrent que les mardis et mercredis sont les jours où les paiements sont traités le plus vite, selon GoCardless

• Éviter les fins de mois : période souvent chargée pour la comptabilité des entreprises, avec plus de risque de voir votre relance repoussée

Relancer au bon moment vous permet de réduire les délais moyens de paiement et d’éviter l'accumulation d’impayés.

Comment Hero peut accélérer vos paiements après relance

Même après une première relance, certains paiements peuvent tarder. Avec Hero, vous pouvez financer vos factures en quelques clics : jusqu’à 1 000 € avec Hero X et jusqu’à 50 000 € avec Hero Pro.

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Résultat : vous récupérez vos fonds rapidement, sans dépendre des délais de paiement.