Relance facture impayée email : comment maximiser vos chances de paiement

Quand envoyer votre premier email de relance après une facture impayée ?

Le choix du timing est crucial. Un message envoyé trop tôt ou trop tard risque d’être inefficace, voire mal perçu.

La première relance par email peut être envoyée dès 3 à 5 jours après l’échéance de la facture, surtout si aucun litige n’a été signalé. Avant cela, une relance préventive quelques jours avant l’échéance est possible.

Si aucune réponse ne suit, une deuxième relance plus ferme est recommandée vers 7 à 10 jours de retard. Au-delà de 30 jours, un dernier message avant mise en demeure peut être envisagé.

Chaque étape doit s’inscrire dans une stratégie progressive et respectueuse.

Comment rédiger un email de relance qui donne envie de payer ?

Rédiger un email de relance efficace ne s’improvise pas. Il doit combiner clarté, fermeté et professionnalisme.

Voici les éléments essentiels à intégrer pour maximiser vos chances de paiement :

• Commencez par rappeler le contexte. Indiquez clairement la référence de la facture concernée (numéro, montant, date d’échéance). Cela permet au client de retrouver rapidement les informations.

• Adoptez un ton adapté. Soyez poli et professionnel, surtout lors des premiers rappels. En cas de retard prolongé, vous pouvez adopter un ton plus ferme, sans être agressif.

• Soyez factuel sur votre attente. Mentionnez explicitement que vous attendez le règlement de la facture. Évitez les formules vagues, et précisez les conséquences en cas d’inaction si nécessaire.

• Facilitez le passage à l’action. Rappelez les moyens de paiement disponibles (virement, carte, lien de paiement sécurisé). Plus c’est simple, plus c’est rapide à traiter.

• Proposez un contact en cas de blocage. Invitez le client à vous signaler toute difficulté ou désaccord. Cela montre votre ouverture au dialogue et peut désamorcer un conflit.

• Soyez bref et structuré. Un message court, aéré et bien organisé sera lu plus facilement qu’un long paragraphe dense. Allez à l’essentiel.

3 exemples d'emails de relance à copier-coller

Voici trois modèles à adapter selon l’ancienneté de l’impayé.

Modèle 1 : Premier rappel courtois (après l’échéance)

Lorsqu’un client n’a pas réglé sa facture à la date convenue, il est préférable de commencer par une relance polie et bienveillante. L’objectif : rappeler l’échéance sans braquer votre interlocuteur.

Objet : Rappel – Facture n°12345 arrivée à échéance

"Bonjour [Prénom],

Sauf erreur de notre part, la facture n°12345 d’un montant de 1 250 € HT arrivée à échéance le [date] n’a pas encore été réglée.

Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement ou de nous informer si un souci est survenu.

Vous trouverez ci-joint un duplicata pour référence.

Cordialement,
[Votre nom / Société]"

Modèle 2 : Deuxième relance plus insistante (7 jours après)

Si la première relance est restée sans réponse, une deuxième tentative plus ferme s’impose. Elle doit rappeler l’urgence du règlement tout en restant professionnelle.

Objet : Relance 2 – Facture en attente de règlement

Bonjour [Prénom],

Malgré notre précédent message du [date], nous n’avons pas reçu le règlement de la facture n°12345 d’un montant de 1 250 € HT. Vous pouvez effectuer le paiement par virement ou via notre lien sécurisé [lien].

Merci de bien vouloir effectuer le paiement sous 5 jours ou de nous contacter pour toute difficulté éventuelle.

Dans l’attente de votre retour,

Bien cordialement,
[Votre nom / Société]

Modèle 3 : Dernier avertissement avant mise en demeure

En l’absence de règlement après plusieurs relances, il est temps d’adresser un dernier message clair et formel. Ce courrier doit annoncer les suites possibles, sans agressivité, mais avec fermeté.

Objet : Dernier rappel avant procédure – Facture impayée n°12345

"Bonjour [Prénom],

Malgré plusieurs relances, la facture n°12345, d’un montant de 1 250 € HT, reste impayée à ce jour.

À défaut de règlement sous 7 jours, nous nous verrons dans l’obligation d’engager une procédure de recouvrement.

Nous préférons éviter cette issue et restons disponibles pour en discuter.

Le paiement peut être effectué par virement ou via notre lien sécurisé [lien].

Pour toute question ou difficulté, nous restons joignables.

Merci de votre compréhension,
[Votre nom / Société]"

Faut-il doubler la relance email avec un appel téléphonique ?

Le téléphone peut renforcer l’impact d’un email de relance et débloquer certaines situations.

Un appel après un ou deux messages restés sans réponse montre que vous prenez le sujet au sérieux. Il permet aussi d’identifier d’éventuels malentendus ou difficultés de paiement.

Privilégiez un ton calme, factuel et ouvert au dialogue. Le téléphone ne remplace pas les relances écrites, mais il complète efficacement une démarche de suivi structurée.

Quelle fréquence idéale pour vos relances sans abîmer la relation client ?

Relancer efficacement sans détériorer la relation client nécessite un équilibre entre réactivité et patience. La prudence est donc de mise d’autant plus que les retards de paiement peuvent exposer les entreprises à des risques de défaillance.

Voici un rythme conseillé :

• J+3 à J+5 : première relance courtoise, souvent par email, pour vérifier si le paiement n’a pas été oublié.

• J+10 : deuxième relance plus directe, par téléphone ou email, pour clarifier la situation.

• J+15 à J+20 : relance ferme évoquant les conséquences d’un non-paiement (suspension de services, pénalités, etc.).

• J+30 : dernier rappel formel, souvent écrit, pouvant être accompagné d’une mise en demeure.

Entre chaque relance, laissez 3 à 7 jours pour laisser au client le temps de réagir. Maintenez un ton professionnel à chaque étape, et adaptez votre communication selon le profil et l’historique du client.

Relance facture impayée : 5 erreurs à éviter absolument

Certaines pratiques affaiblissent l’impact de vos relances ou créent des tensions inutiles. Voici les principales erreurs à ne pas commettre.

Ne pas respecter un délai raisonnable avant de relancer

Relancer trop tôt peut donner une impression de précipitation ou de méfiance. Laisser passer quelques jours après l’échéance permet souvent de régler la situation naturellement, surtout si le client est de bonne foi.

Un premier rappel peut être envoyé entre 3 et 7 jours après la date limite, selon votre relation commerciale et le montant en jeu.

Envoyer des emails de relance trop agressifs ou menaçants

Un ton accusateur ou trop menaçant dès la première relance peut détériorer la relation commerciale et bloquer le dialogue. Il faut veiller à adopter une communication ferme mais respectueuse, en montant progressivement en intensité si la situation se prolonge.

Un rappel poli sera toujours mieux perçu qu’un ultimatum précipité.

Oublier de rappeler les informations clés de la facture

Une relance floue ou incomplète risque de retarder encore le paiement. Il faut toujours inclure dans le email les références précises de la facture (numéro, date, montant), les conditions de règlement convenues et le lien ou document associé si besoin.

Plus votre message est clair, plus il facilite la régularisation.

Relancer sans preuve de l’envoi initial de la facture

Avant toute relance, assurez-vous que la facture a bien été envoyée et reçue. Sans cette vérification, vous risquez de relancer inutilement ou d’induire le client en erreur. 

L’idéal est d’avoir une traçabilité de l’envoi (par email ou via un outil de facturation) et de rappeler dans votre message que le document a bien été transmis.

S’arrêter après une seule relance sans suivi structuré

Une seule relance ne suffit souvent pas. Sans suivi progressif, le risque d’impayé augmente considérablement.

Vous devez définir un processus clair : relance douce à J+7, relance plus ferme à J+15, puis mise en demeure au-delà. L’enchaînement doit être planifié à l’avance pour gagner en efficacité.

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Relancer un client pour une facture impayée par email demande méthode, tact et régularité. Un bon message, envoyé au bon moment, avec le bon ton, peut suffire à débloquer une situation sans abîmer la relation commerciale.

En évitant les erreurs classiques et en adoptant une stratégie progressive, vous augmentez vos chances d’être payé rapidement tout en préservant la confiance de vos clients. Et si vous souhaitez aller plus loin, des solutions comme Hero vous permettent de sécuriser vos encaissements et de financer vos factures sans attendre.