Relance client facture impayée : comment bien s’y prendre ?

Qu’est-ce qu’une relance client pour facture impayée ?

Relancer un client pour une facture impayée consiste à lui rappeler poliment mais fermement qu'un paiement attendu n’a pas été effectué à la date prévue. Selon une étude du cabinet Altares, plus de 56 % des entreprises françaises subissent des retards de paiement. Agir rapidement est donc primordial.

Définition d’une facture impayée

Une facture est considérée comme impayée lorsqu’elle n’a pas été réglée à l’issue du délai de paiement contractuellement prévu, souvent 30 jours après l’émission en France.

Pourquoi la relance est-elle importante pour votre trésorerie ?

La relance permet de limiter les impacts directs sur la trésorerie, sachant que 7 faillites sur 10 en France sont liées à des problèmes de trésorerie (source : Banque de France). Chaque jour de retard fragilise votre capacité à payer vos charges courantes et vos fournisseurs.

Quand relancer un client pour facture impayée ?

Relancer au bon moment est essentiel pour maximiser vos chances de récupérer votre dû sans abîmer la relation commerciale. Un mauvais timing peut compliquer la situation.

Les délais de paiement légaux

En France, la loi prévoit que les factures entre professionnels doivent être payées dans un délai maximum de 60 jours après émission ou 45 jours fin de mois, selon l’article L441-10 du Code de commerce.

Passé ce délai, des pénalités de retard sont automatiquement dues. Pour éviter tout malentendu, surveillez précisément les échéances mentionnées sur vos factures.

Les signes qu’une relance est nécessaire

Certains signes doivent vous alerter pour agir rapidement :

• Le délai de paiement est dépassé sans réponse du client

• Le client reporte plusieurs fois la date de règlement

• Le client coupe progressivement la communication

Agir dès les premiers signes réduit les risques d'impayé prolongé.

Comment relancer un client pour une facture impayée ?

Relancer efficacement passe par une approche progressive et structurée. Chaque étape doit être adaptée au comportement du client et au niveau d'ancienneté de la dette.

1re étape : la relance amiable (email ou téléphone)

La première relance doit être rapide, idéalement dès le premier jour de retard. Un simple email ou appel permet souvent de régler la situation :

• Rappeler poliment l'échéance dépassée

• Suggérer qu'il peut s'agir d'un oubli

• Proposer un rappel du montant et des modalités de paiement

Cette approche informelle permet dans près de 50 % des cas, selon le cabinet Atradius, d'obtenir un paiement rapide.

2e étape : la lettre de relance formelle

Si aucune réponse n’est obtenue sous 7 à 10 jours, une lettre de relance plus ferme est nécessaire :

• Mentionner le montant, la date de la facture et l’échéance dépassée

• Informer des pénalités de retard applicables

• Fixer un nouveau délai précis pour régler la situation

L’envoi d'une lettre formelle permet de montrer que vous suivez vos dossiers sérieusement.

3e étape : la mise en demeure par recommandé

Si les relances précédentes restent sans effet après 15 à 30 jours, la mise en demeure devient indispensable :

• Envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception

• Exiger le paiement sous un délai précis (par exemple 8 jours)

• Prévenir de la possibilité de poursuites judiciaires en cas d'absence de règlement

La mise en demeure est un préalable important pour toute action légale ultérieure.

3 modèles de relance pour facture impayée

Utiliser des modèles de relance précis permet de gagner du temps, de rester professionnel et d’augmenter ses chances de récupérer les paiements. Adapter le ton à chaque étape est essentiel pour préserver la relation client tout en restant ferme.

Exemple d’email de 1re relance

La première relance doit être simple et bienveillante. Elle vise à rappeler l'impayé sans brusquer votre client.

Objet : Relance pour facture n°[numéro] – [Nom de votre entreprise]

Message :

"Bonjour [Nom du client],

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture n°[numéro], émise le [date], pour un montant de [montant]€.Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement ou de nous tenir informés si un problème est survenu.

Bien à vous,
[Votre nom / Votre entreprise]"

Un ton amical évite de tendre inutilement la situation, surtout s'il s'agit d'un simple oubli.

Exemple de courrier pour 2e relance

Si le premier contact reste sans réponse, la seconde relance doit être plus ferme et cadrée.

Objet : Deuxième relance pour facture impayée n°[numéro]

Message :

"Bonjour [Nom du client],

Malgré notre premier rappel en date du [date], nous constatons que la facture n°[numéro] d’un montant de [montant]€ reste impayée.

Nous vous prions de régulariser votre situation sous 7 jours.

Conformément à nos conditions générales, des pénalités de retard seront appliquées à compter du [nouvelle date limite].

Restant à votre disposition pour toute précision,

[Votre nom / Votre entreprise]"

La précision sur les conséquences légales montre votre sérieux tout en restant courtois.

Exemple de mise en demeure

La mise en demeure est une étape formelle. Elle doit être rédigée avec rigueur pour être recevable en cas de contentieux.

Objet : Mise en demeure pour règlement de facture impayée n°[numéro]

Message :

"Madame, Monsieur,

Malgré nos précédentes relances, nous constatons que la facture n°[numéro], émise le [date], d’un montant de [montant]€, demeure impayée.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de régler cette facture sous 8 jours à compter de la réception de ce courrier.

À défaut de régularisation, nous nous réservons le droit d'engager toute procédure nécessaire pour obtenir le recouvrement de notre créance.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées,

[Votre nom / Votre entreprise]"

Selon une étude de l'Observatoire des délais de paiement, une mise en demeure est suffisante pour obtenir le paiement dans 30 % des cas sans aller au contentieux.

3 conseils pour réussir sa relance client

Réussir sa relance client repose autant sur la forme que sur le fond. Il ne suffit pas de rappeler un paiement en retard, il faut aussi préserver la relation commerciale et agir avec méthode.

Adopter le bon ton : ferme mais cordial

Dès la première relance, il est crucial d’adopter un ton professionnel et respectueux. 

L’objectif est d’obtenir le paiement sans créer de tensions inutiles. Utiliser un ton trop agressif peut bloquer le dialogue, tandis qu’un ton trop souple risque d’être ignoré.

Selon une étude menée par l’Insee, 20 % des retards de paiement sont dus à des malentendus sur les conditions de règlement. Clarifier poliment votre demande dès le départ réduit considérablement ce risque.

Anticiper avec des relances préventives

Relancer avant même que l’échéance ne soit dépassée est une excellente pratique. Un simple rappel amical quelques jours avant la date limite peut éviter un impayé :

• Rappeler la date d’échéance à venir

• Joindre à nouveau la facture pour simplifier le règlement

• Proposer de contacter votre service comptable en cas de difficulté

Cette approche permet d’anticiper les oublis et montre votre sérieux.

Automatiser la relance pour gagner du temps

Automatiser les relances permet d’assurer un suivi rigoureux sans surcharge de travail. Des outils de gestion permettent de planifier des rappels automatiques selon l’ancienneté des factures et d’adapter le ton en fonction du retard constaté.

Selon une enquête Payables Insight, les entreprises utilisant des relances automatisées réduisent leurs retards de paiement de 30 % en moyenne. Cela libère du temps pour traiter les cas nécessitant une attention personnalisée.

Que faire si la relance reste sans réponse ?

Même avec une stratégie de relance structurée, certains clients peuvent rester silencieux. Il est important d’agir rapidement pour éviter que la créance ne devienne irrécouvrable.

Les recours amiables (huissier, société de recouvrement)

Avant de passer au judiciaire, vous pouvez avoir recours à un huissier ou à une société spécialisée pour un recouvrement amiable :

• L'huissier peut envoyer une sommation de payer, un acte officiel qui a un impact psychologique fort

• Une société de recouvrement agit en votre nom pour obtenir le paiement sans lancer immédiatement une procédure judiciaire

Ces recours permettent souvent de débloquer la situation sans aller jusqu’à un procès, tout en restant moins coûteux qu'une action en justice.

Les procédures judiciaires : injonction de payer, référé et assignation

Si la relance amiable échoue, il est possible d'engager une procédure judiciaire adaptée :

• Injonction de payer : rapide et peu coûteuse pour les créances non contestées

• Référé provision : procédure d’urgence pour obtenir une avance sur créance en cas de preuve solide

• Assignation au fond : action judiciaire classique en cas de contestation sérieuse

En France, plus de 60 % des injonctions de payer aboutissent à un règlement complet selon le Ministère de la Justice, preuve que l’action judiciaire reste un levier efficace en dernier recours.

Comment Heropay vous aide à éviter les impayés

Mettre en place une bonne stratégie de relance est indispensable, mais disposer des bons outils financiers est tout aussi important pour sécuriser sa trésorerie.

Avec Heropay, vous pouvez :

• Financer vos factures professionnelles jusqu’à 50 000 € rapidement, pour ne pas subir les effets de retards de paiement

• Suivre vos encaissements en temps réel grâce à un compte pro moderne et fluide

• Encaisser vos paiements en ligne à partir de 0,4 % de commission, directement sur votre site ou par lien de paiement

• Centraliser vos reçus et simplifier votre comptabilité, avec un accès illimité à l’historique de vos transactions

• Protéger et optimiser votre trésorerie, avec une rémunération des dépôts jusqu’à 5 % les deux premiers mois (puis 0,5 % ou 2,35 % selon l’offre)

Disposer de solutions simples et accessibles permet de réduire la pression financière liée aux factures impayées et d’améliorer la gestion quotidienne de votre activité.