Comment réussir un recouvrement amiable sans perdre de temps ?

Qu’est-ce que le recouvrement amiable d’une créance ?

Le recouvrement amiable est une tentative de récupérer une somme due sans passer par un juge. Il repose uniquement sur des relances, des échanges et une mise en demeure éventuelle, sans action en justice.

Il concerne près de 80 % des factures impayées traitées dans les entreprises françaises, selon le cabinet Altares.

Ce mode de recouvrement peut être réalisé en interne ou via un prestataire, mais il ne permet aucune saisie ni contrainte légale sans l’accord du débiteur.

Dans quels cas utiliser le recouvrement amiable ?

Le recouvrement amiable est particulièrement recommandé dans les situations où la relation commerciale mérite d’être préservée ou lorsque le litige est simple.

Il s’applique dès qu’un client ne respecte pas l’échéance de paiement prévue, sans qu’il y ait encore de mauvaise foi ou de contestation formelle.

Vous pouvez l’utiliser dans les cas suivants :

• Facture impayée depuis quelques jours ou semaines

• Client habituel qui traverse une difficulté passagère

• Montant de la créance modéré (inférieur à 5 000 €)

• Volonté de résoudre le différend rapidement sans frais juridiques

Le recouvrement amiable est aussi obligatoire dans certaines situations avant toute action judiciaire. Par exemple, la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances (article L125-1 du Code des procédures civiles d'exécution) exige une tentative de règlement amiable préalable.

Il s’agit donc d’un prérequis stratégique autant que d’un gain de temps.

Quelles sont les étapes d’un recouvrement amiable réussi ?

Un recouvrement amiable bien mené suit une progression structurée. L’objectif est de récupérer le paiement rapidement, tout en préservant la relation commerciale quand cela est possible.

1ère relance (J+5) : contact courtois

Dès le 5e jour après l’échéance, vous pouvez envoyer une première relance, en gardant un ton professionnel et bienveillant. Il peut s’agir d’un oubli ou d’un simple retard administratif. L’important est de vérifier que la facture a bien été reçue.

Exemple : « Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture n°1234 arrivée à échéance le [date] reste impayée. Merci de nous indiquer si le règlement est en cours. »

2ème relance (J+15) : ton plus ferme avec rappel des conséquences

Si vous n’avez reçu ni réponse ni paiement, renvoyez une relance au bout de 10 jours supplémentaires. Cette fois, soyez plus direct sur les enjeux :

• Indiquez le montant dû

• Rappelez la date d’échéance

• Mentionnez les intérêts de retard éventuels

Cette relance peut aussi passer par téléphone si l’email reste sans réponse.

3ème relance (J+30) : dernier avertissement avant mise en demeure

Au 30e jour, si le paiement n’est toujours pas effectué, vous pouvez envoyer une dernière relance écrite. Ce message doit clairement signaler que la prochaine étape sera la mise en demeure, voire une action judiciaire si le client reste silencieux.

Exemple : « Sans réponse sous 5 jours, nous devrons entamer une procédure de recouvrement avec les conséquences juridiques et financières que cela implique. »

Quels sont les délais à respecter pour rester crédible ?

Respecter un calendrier précis dans vos relances est essentiel pour conserver votre crédibilité, mais aussi pour renforcer votre position juridique si l’affaire devait aller plus loin.

Un bon timing montre que vous êtes structuré, organisé et que vous suivez rigoureusement vos créances.

Les délais usuels entre les relances

Les usages professionnels recommandent une progression logique dans le suivi des retards :

• J+5 à J+7 : première relance par email ou téléphone, avec un ton cordial

• J+15 à J+20 : seconde relance, plus formelle et précise sur le montant dû

• J+30 : dernière relance avant mise en demeure, annonçant les suites possibles

Ce rythme respecte les principes du recouvrement amiable : vous laissez au débiteur un délai raisonnable pour réagir, tout en maintenant une pression croissante.

Selon une étude de l’AFDCC (Association française des credit managers), 60 % des retards de paiement sont résolus à la 2e relance, lorsqu’elle est faite dans les 15 jours.

Le délai avant la mise en demeure

La loi n’impose aucun délai minimal avant d’envoyer une mise en demeure, mais un minimum de 30 jours après échéance reste une bonne pratique. Cela montre que vous avez tenté une résolution amiable.

Vous pouvez adapter ce délai selon la situation :

• Pour un petit montant ou un client réactif, vous pouvez patienter un peu plus

• Pour un retard chronique ou une absence de réponse, il est préférable de ne pas attendre au-delà de J+30 à J+35

En résumé : gardez une trace de chaque relance et laissez des délais clairs entre elles pour montrer votre bonne foi et préparer la suite si nécessaire.

Quels canaux utiliser ?

Le choix des canaux impacte directement le taux de réponse de vos relances. Un bon ordre d’envoi permet d’optimiser l’efficacité tout en conservant une trace exploitable en cas de contentieux.

Email, téléphone, courrier : dans quel ordre les privilégier

Commencez par des canaux rapides et souples, puis montez progressivement en formalisme. Voici un tableau récapitulatif à intégrer dans votre processus de relance :

En moyenne, selon l’Observatoire des délais de paiement, 30 % des relances par email restent sans réponse, contre seulement 12 % après un courrier recommandé.

Que faire si le client ne répond pas ?

Si malgré 3 relances progressives, le client ne réagit pas, vous devez changer de registre. Deux options principales s’ouvrent à vous :

• Envoyer une mise en demeure avec un délai ferme de règlement (8 jours est la norme)

• Appeler une dernière fois pour avertir du lancement d’une procédure ou d’un transfert à un tiers

Ne laissez jamais un retard s’installer au-delà de 45 jours sans réaction : cela affaiblit votre position en cas de litige et nuit à votre trésorerie.

Modèle de message de relance amiable à copier-coller

Voici un exemple de relance amiable clair, professionnel et adaptable à votre contexte. Vous pouvez l’envoyer par email ou courrier simple.

Objet : Relance pour facture impayée – [Référence de la facture]

"Bonjour [Nom du client],

Sauf erreur ou omission de notre part, la facture n°[XXX] d’un montant de [XXX €], arrivée à échéance le [JJ/MM/AAAA], n’a pas encore été réglée.

Nous vous remercions par avance de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais. Si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message.

Nous restons à votre disposition pour toute précision.

Cordialement,

[Nom – Fonction – Société][Téléphone – Email – Coordonnées bancaires si besoin]"

Quels sont les avantages du recouvrement amiable ?

Avant d’aller vers une voie judiciaire longue et coûteuse, le recouvrement amiable reste souvent la solution la plus rentable pour toutes les parties.

Préserver la relation commerciale

Une relance bien menée évite de casser la relation. Selon une étude de l’AFDCC, 60 % des impayés sont réglés après relance simple, sans tension ni rupture de contrat.

Éviter les coûts et délais d’une procédure judiciaire

Une mise en demeure ou une injonction de payer peuvent coûter plusieurs centaines d’euros en frais juridiques et s’étendre sur plusieurs mois. Le recouvrement amiable est rapide, gratuit et réversible.

Maximiser le taux de paiement volontaire

En gardant un ton mesuré mais ferme, vous augmentez les chances que le débiteur règle sa dette sans conflit. Une relance efficace peut réduire de 50 % les délais de paiement moyens, selon la DGE.

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Plutôt que de subir les retards et user vos équipes avec des relances, vous pouvez sécuriser immédiatement votre trésorerie avec l’avance sur facture de Heropay.

Vous encaissez rapidement, même si le client tarde à payer. À vous de choisir vos combats, Hero s’occupe du reste.