Gestion des impayés : quelles actions concrètes en cas de retard de paiement ?

Étape 1 – La conciliation à l’amiable (appel, email ou courrier)

En cas de retard de paiement, la première démarche consiste à contacter le client de manière directe et bienveillante.

Un simple appel, un email ou un courrier peuvent suffire à désamorcer la situation.

Rappelez-lui le montant dû et la date d’échéance dépassée. C’est aussi le moment de proposer, si nécessaire, un échéancier de régularisation.

L’objectif est de maintenir un dialogue constructif tout en marquant un rappel clair de ses obligations. 

Cette étape permet souvent de régler le problème sans recourir à des actions plus formelles ou conflictuelles.

Étape 2 – La lettre de relance (modèle inclus)

Si la relance informelle reste sans réponse, passez à une lettre de relance écrite. Ce courrier permet de formaliser votre demande tout en restant dans une logique amiable.

Indiquez clairement :

• Les références de la facture impayée

• Le montant dû

• La date d’échéance initiale

• Les conséquences en cas d’impayés (pénalités, suspension des services, etc.).

Ces relances formelles renforcent votre position si le dossier évolue vers une action judiciaire.

Elles peuvent être envoyées par courrier simple ou par email, selon les habitudes d’échange avec le débiteur. Pensez à conserver un double pour vos archives.

Étape 3 – La mise en demeure (recommandée avec accusé de réception)

Si les relances précédentes restent sans effet, l’envoi d’une mise en demeure devient indispensable. Ce courrier formel, à adresser en recommandé avec accusé de réception, constitue une dernière sommation de payer avant d'engager une procédure judiciaire.

La mise en demeure doit mentionner le montant exact de la créance, le délai de règlement accordé (généralement 8 à 15 jours), ainsi que les conséquences en cas de non-paiement (intérêts de retard, poursuites judiciaires, etc.).

Elle permet de démontrer que l’entreprise créancière a tenté de résoudre le litige à l’amiable, ce qui est souvent exigé par les juridictions civiles.

Étape 4 – L’injonction de payer (procédure simple et rapide)

En cas d’absence de règlement après la mise en demeure, vous pouvez engager une procédure d’injonction de payer auprès du tribunal de commerce compétent.

Cette procédure, rapide et sans audience, permet d’obtenir un titre exécutoire si le juge estime la demande fondée.

Une fois l’ordonnance obtenue, elle est signifiée au débiteur par un commissaire de justice. Si aucune opposition n’est formulée dans les délais, elle devient exécutoire.

Étape 5 – Le recours à un commissaire de justice ou un cabinet de recouvrement

Si la procédure judiciaire ne suffit pas à obtenir le paiement, vous pouvez mandater un commissaire de justice pour exécuter l’ordonnance :

• Saisie sur compte bancaire

• Sur créances

• Etc.

Vous pouvez également faire appel à un cabinet de recouvrement qui prendra en charge le dossier de façon proactive, en relançant le client et en négociant éventuellement un échéancier.

Quels outils pour automatiser la gestion des impayés ?

Pour gagner du temps et limiter les erreurs humaines, il est possible d’automatiser une partie de la gestion des impayés grâce à des outils numériques et des solutions d’assurance.

Les logiciels de facturation et de relance

Des outils comme QuickBooks, Sage ou Sellsy permettent de :

• Automatiser les rappels

• Suivre les échéances

• Générer des relances en quelques clics.

Certains intègrent même des tableaux de bord pour visualiser la situation des comptes clients en temps réel.

Ces solutions sont idéales pour les entreprises souhaitant gagner en efficacité administrative.

Les assurances et l'affacturage

L’assurance-crédit permet de se prémunir contre les défauts de paiement. En échange d’une cotisation, l’assureur couvre tout ou partie des factures impayées.

L’affacturage permet de déléguer la gestion du poste client à un tiers. Une société d’affacturage rachète les créances de l’entreprise, avance tout ou partie des sommes dues et prend en charge le recouvrement.

L’entreprise est alors soulagée de toute la gestion des impayés.

À qui faire appel en cas d’impayés persistants ?

Si les démarches amiables et judiciaires n’aboutissent pas, faire appel à des professionnels du recouvrement permet de récupérer les sommes dues de manière encadrée et efficace.

Une agence de recouvrement

Une agence de recouvrement peut intervenir dès la phase amiable pour tenter de récupérer vos impayés sans passer par la justice.

Ces professionnels disposent de l’expertise nécessaire pour gérer les créances complexes et multiplient les canaux de relance :

• Appels

• Courriers

• Négociation

Leur activité est encadrée par un cadre légal strict afin de protéger les deux parties. Ils sont généralement rémunérés au succès ou sur commission.

Un commissaire de justice (ex-huissier)

Un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) est un officier ministériel habilité à intervenir à toutes les étapes du recouvrement, dès la phase amiable jusqu’à l’exécution forcée. Il peut délivrer une sommation de payer pour inciter le débiteur professionnel à régulariser sa situation avant toute procédure judiciaire.

Une fois un titre exécutoire obtenu (ordonnance d’injonction de payer, jugement…), il est le seul professionnel autorisé à signifier la décision et à mettre en œuvre les mesures d’exécution, telles que les saisies sur compte bancaire, sur matériel professionnel ou sur autres actifs.

Il peut également être saisi directement dans le cadre de la procédure simplifiée de recouvrement pour les créances inférieures à 5 000 €, sans passer par un tribunal.

Son intervention garantit le respect strict des délais et des formes légales, ce qui sécurise le recouvrement pour les entreprises. 

Un avocat spécialisé

Un avocat spécialisé en droit des affaires et en recouvrement peut accompagner l’entreprise dès les premières contestations du débiteur.

Son intervention est particulièrement recommandée pour les litiges complexes, les dossiers de créances importantes, ou lorsque des procédures collectives (redressement, liquidation judiciaire) sont en jeu.

Il assure également la défense de l’entreprise en cas de contestation devant le juge.

Comment éviter que cela se reproduise ?

Pour limiter les risques d’impayés à l’avenir, vous pouvez mettre en place des mesures préventives efficaces.

Voici des exemples de pratiques à adopter :

• Mettre à jour régulièrement vos conditions générales de vente. Elles doivent refléter précisément les modalités de paiement, les pénalités de retard, et les procédures en cas d’impayé. Cela permet d’éviter les zones d’ombre juridiques.

• Sélectionner rigoureusement vos clients. Pensez à vérifier systématiquement la solvabilité de vos clients avant de conclure tout contrat. Vous pouvez analyser ses derniers bilans, consulter des bases de données sur les incidents de paiement (comme la Coface ou Altares), et vous renseigner sur sa réputation. Si nécessaire, demandez des garanties de paiement : acompte, caution bancaire ou assurance-crédit.

• Automatiser les relances dès le premier jour de retard. De nombreux logiciels permettent d’envoyer automatiquement des rappels, ce qui évite les oublis et maintient la pression dès le départ.

Que faire si un client refuse de payer ?

Si un client conteste la facture ou refuse clairement de la régler, commencez par constituer un dossier complet : contrat ou bon de commande, factures, échanges de mails, preuves de relance. Ces éléments seront essentiels en cas de contentieux.

Selon la situation, une tentative de médiation peut être engagée pour éviter le recours au tribunal. En tout état de cause, n’entreprenez jamais d’actions unilatérales ou de représailles commerciales, sous peine de sanctions. 

Seul un juge peut ordonner des mesures contraignantes, exécutées ensuite par un commissaire de justice.

Peut-on facturer des pénalités de retard ?

Oui, à condition que vos conditions générales de vente (CGV) ou le contrat signé prévoient une clause en ce sens. Le montant doit respecter le taux d’intérêt légal ou celui indiqué dans les CGV, s’il est plus favorable.

Vous pouvez également facturer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de 40 €, applicable de plein droit dans les relations entre professionnels.

Existe-t-il un seuil minimum pour lancer un recouvrement judiciaire ?

Aucun montant minimum n’est exigé pour engager une action en justice contre un client professionnel.

Cependant, les frais engagés (huissier, avocat, tribunal) doivent être proportionnés à la somme réclamée.

Pour des créances de faible montant, mieux vaut privilégier la procédure simplifiée de recouvrement, l’injonction de payer ou une tentative de médiation préalable.

Heropay est la solution pour éviter les impayés et sécuriser votre trésorerie

Anticiper les retards de paiement, c’est encore mieux que devoir les gérer. Avec Heropay, vous bénéficiez d’une solution tout-en-un pour sécuriser vos encaissements, automatiser vos relances et financer vos factures en cas de besoin.

Que vous soyez freelance, TPE ou PME, HeroPay vous aide à préserver votre trésorerie grâce à :

• Un encaissement par lien de paiement ou sur votre site dès 0,4 % de commission,

• Le financement instantané de vos factures clients jusqu’à 50 000 €, sans passer par une banque,

• Des virements rapides et un compte pro rémunéré jusqu’à 5 % les deux premiers mois,

• Des outils pour centraliser vos documents comptables et suivre vos paiements en temps réel.

La gestion des impayés repose sur une organisation rigoureuse et des outils adaptés. En agissant vite et en professionnalisant vos procédures, vous limitez les risques de blocage de trésorerie. Formaliser vos conditions de paiement et anticiper les retards vous permettra de sécuriser durablement votre activité. En cas de litige persistant, entourez-vous des bons partenaires pour défendre vos droits.