Tout comprendre sur le format de la facturation électronique

Pourquoi un format standardisé pour la facture électronique ?

L’État impose des formats spécifiques pour les factures électroniques afin d’harmoniser les échanges entre entreprises et avec l’administration fiscale.

L’objectif est d’éliminer les erreurs et de simplifier la gestion comptable.

Objectifs de l’harmonisation

• Améliorer la comptabilité entre les logiciels : en imposant des formats communs, toutes les entreprises, quel que soit leur logiciel de facturation, pourront échanger leurs factures sans souci de compatibilité.

• Automatiser les traitements comptables : les factures électroniques permettent une intégration directe dans les logiciels comptables, sans ressaisie manuelle.

• Renforcer l’efficacité des contrôles fiscaux : en standardisant les formats, l’administration peut analyser automatiquement les transactions et détecter les fraudes à la TVA.

Aujourd’hui, une entreprise qui reçoit une facture en PDF doit souvent ressaisir les informations dans son logiciel de comptabilité.

Avec un format structuré comme Factur-X, les données seront automatiquement extraites et intégrées. Cela évitera les erreurs et accélérera la gestion.

Quels sont les formats de facture électronique acceptés en 2026 ?

Dès l’entrée en vigueur de la réforme, seules trois formats de factures électroniques seront acceptées en France.

Chacune a ses spécificités et répond à des besoins différents selon la taille et l’activité des entreprises.

La norme Factur-X : un format hybride

Factur-X est un format mixte qui combine un PDF lisible et des données XML intégrées. Il est particulièrement adapté aux PME et TPE, car il permet une transition en douceur vers la facturation électronique.

• Lisible par un humain et par un logiciel : contrairement aux autres formats XML, Factur-X affiche un PDF classique tout en intégrant des données exploitables par les logiciels comptables.

• Compatible avec la majorité des outils comptables : de nombreux logiciels français ont déjà intégré Factur-X comme standard.

• Facilite l’automatisation sans rupture technologique : les entreprises qui utilisent encore des PDF ne seront pas complètement perdues.

Exemple : Une petite agence de communication qui envoie des factures à ses clients pourra continuer à leur fournir un PDF lisible tout en s’assurant que leur logiciel comptable récupère automatiquement les informations.

Le format UBL (Universal Business Language)

UBL est un format XML structuré, largement utilisé en Europe pour les échanges B2B. Il permet une automatisation totale des processus de facturation.

• Adopté par de nombreux pays européens pour les échanges transfrontaliers.

• Conçu pour les grandes entreprises et les plateformes EDI qui automatisent l’ensemble du cycle de facturation.

• Intégration facile avec les ERP et les systèmes comptables avancés.

Exemple : Un fournisseur automobile qui envoie des factures à un constructeur peut utiliser UBL pour transmettre automatiquement ses documents à l’ERP de son client, sans intervention humaine.

Le format CII (Cross Industry Invoice)

CII est une norme internationale de l’ONU, conçue pour les entreprises opérant à l’international.

• Idéal pour les multinationales qui doivent échanger avec plusieurs pays ayant des exigences fiscales différentes.

• Optimisé pour les transactions complexes, notamment dans l’industrie et la logistique.

• Obligatoire pour certains échanges internationaux.

Exemple : Une société qui exporte des produits en dehors de l’Union européenne devra utiliser CII pour s’assurer que sa facture soit reconnue dans les pays partenaires.

Comment choisir le bon format ?

Le choix du format de facturation électronique dépend principalement de la taille de l’entreprise, de son mode de fonctionnement et des exigences de ses partenaires commerciaux.

Ce tableau récapitule les formats et pour quel type d’entreprises ils sont le plus adaptés : 

Vous pouvez choisir le format selon 4 critères :

La taille et la structure de l’entreprise

• Une petite entreprise avec des besoins limités en automatisation pourra opter pour Factur-X, qui conserve un visuel PDF tout en intégrant les données structurées en XML.

• Une entreprise plus grande, avec une forte volumétrie de factures et un ERP (comme SAP ou Oracle), bénéficiera davantage des formats UBL ou CII qui permettent une intégration comptable sans saisie manuelle.

La nature des échanges commerciaux

• Factur-X est idéal si vous travaillez avec des PME ou TPE qui utilisent des logiciels de comptabilité standards.

• UBL est un choix pertinent si vos fournisseurs ou clients sont situés dans plusieurs pays de l’Union européenne, car il suit les standards européens.

• CII est recommandé si vous avez des partenaires hors Europe et souhaitez garantir la compatibilité avec des normes internationales.

Le degré d’automatisation souhaité

• Factur-X est une solution intermédiaire qui permet de conserver un format lisible tout en répondant aux exigences de la facturation électronique.

• UBL et CII permettent une transmission entièrement automatisée entre systèmes comptables, supprimant ainsi tout risque d’erreur manuelle.

Les contraintes légales et réglementaires

• En France, Factur-X est particulièrement recommandé pour les entreprises qui souhaitent une transition progressive (micro-entreprises, TPE et PME).

• Certaines entreprises soumises à des échanges avec des administrations publiques ou des marchés internationaux devront opter pour UBL ou CII afin de respecter les normes de leurs partenaires.

3 exemples concrets de 3 entreprises différentes

• Un freelance en graphisme travaillant avec des clients français choisira Factur-X pour émettre des factures facilement lisibles tout en respectant la réglementation.

• Une PME spécialisée dans la vente de pièces industrielles en Allemagne et en Espagne adoptera UBL pour faciliter ses échanges intra-européens.

• Un exportateur de produits électroniques vers les États-Unis et la Chine devra privilégier CII pour assurer la compatibilité avec les normes internationales.

Quelle est la différence entre PDF et formats XML obligatoires ?

Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises ne pourront plus simplement envoyer des factures sous format PDF.

Le nouveau cadre impose l’utilisation de formats structurés permettant une automatisation complète du traitement comptable.

Pourquoi le PDF seul ne suffit plus ?

Le PDF classique est un format figé : il permet d’afficher les informations de la facture, mais celles-ci ne sont pas interprétables automatiquement par un logiciel comptable.

Jusqu’ici, les entreprises pouvaient transmettre leurs factures sous cette forme, mais cela nécessitait des saisies manuelles et entraînait un risque d’erreurs.

À partir de 2026, un simple PDF ne sera plus considéré comme une facture électronique valide. Il devra obligatoirement contenir des données structurées exploitables par les logiciels de comptabilité et par l’administration fiscale.

Comparaison entre un PDF classique et un format hybride comme Factur-X :

XML structuré : le nouveau standard

Les formats UBL et CII sont entièrement structurés en XML, sans PDF attaché. Cela signifie que ces factures sont conçues pour être directement intégrées dans des logiciels comptables sans intervention humaine.

Les avantages de l’XML structuré :

• Automatisation complète : aucune saisie manuelle requise.

• Réduction des erreurs : suppression des fautes de frappe liées à la saisie.

• Interopérabilité : possibilité d'échanger les factures directement entre systèmes.

Comment s’adapter ?

• Vérifier si votre logiciel de facturation permet d’émettre des factures en Factur-X, UBL ou CII.

• Si ce n’est pas le cas, envisager un passage par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) qui pourra convertir vos factures au bon format.

Comment adapter son logiciel de facturation aux nouveaux formats ?

Toutes les entreprises devront s’assurer que leur logiciel de facturation est compatible avec les nouveaux formats exigés par l’administration fiscale.

Vérifier la compatibilité avec les normes

Un logiciel de facturation conforme doit permettre d’émettre et de recevoir des factures aux formats Factur-X, UBL ou CII.

Avant 2026, les entreprises doivent vérifier que leur outil actuel supporte ces standards et, si ce n’est pas le cas, prévoir une mise à jour ou un changement de logiciel.

4 critères pour choisir un logiciel conforme

• Prise en charge des formats exigés (Factur-X, UBL, CII)

• Intégration avec les ERP ou logiciels comptables existants

• Connexion possible avec une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

• Archivage des factures sur une durée légale de 6 ans minimum

Exemple : Un consultant indépendant utilisant Excel ou Word pour ses factures devra passer à un logiciel de facturation conforme comme Sage Business Cloud, Cegid ou QuickBooks France.

Passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les PDP sont des plateformes privées certifiées par l’administration fiscale qui facilitent la gestion et la transmission des factures électroniques. Elles permettent de :

• Convertir un fichier dans le bon format (Factur-X, UBL, CII)

• Vérifier la conformité des factures avant envoi

• Transmettre les factures aux clients et à l’administration fiscale

• Gérer l’archivage et l’historique des échanges

Exemples de PDP et leurs caractéristiques :

Quels sont les délais pour adopter les nouveaux formats ?

Le passage à la facturation électronique se fera progressivement entre 2026 et 2028 en fonction de la taille des entreprises.

Calendrier de mise en conformité

Les entreprises doivent donc anticiper cette transition dès maintenant en testant leurs outils et en mettant à jour leurs logiciels de facturation.

Que se passe-t-il pour les entreprises non prêtes en 2026 ?

Les entreprises qui ne respecteront pas les nouvelles obligations risquent :

• Une amende de 15 € par facture non conforme, plafonnée à 15 000 € par an.

• Des retards de paiement si les clients refusent les factures non conformes.

• Une exclusion des marchés publics pour les fournisseurs ne respectant pas la norme.

Exemple : Une PME qui continue à envoyer des factures en simple PDF après 2028 verra ses documents refusés par ses clients et s’exposera à des pénalités.

Pour éviter ces risques, il est conseillé de tester la facturation électronique avec certains clients avant les échéances officielles, afin de s’assurer que tout fonctionne correctement.

Heropay vous accompagne pour passer à la facturation électronique

La généralisation de la facture électronique approche. Hero vous propose une solution simple, progressive et conforme aux nouvelles obligations.

• Dès juin 2025, vous pourrez émettre des factures électroniques aux formats Factur-X, UBL ou CII directement depuis votre compte Hero. Votre facturation reste fluide, tout en respectant la législation.

• À l’été 2025, Hero vous permettra de recevoir et payer vos factures électroniques depuis la plateforme. Une gestion centralisée qui simplifie votre quotidien.

• En septembre 2025, Hero intégrera une solution de financement de factures. Vous pourrez ainsi accélérer vos encaissements et améliorer votre trésorerie.

• Fin 2025, Hero s’appuiera sur un PDP partenaire pour garantir la transmission de vos factures et de vos données fiscales à l’administration.

• En 2026, Hero deviendra lui-même Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Vous bénéficierez d’un service complet, sans intermédiaire.

Préparez-vous dès maintenant aux nouvelles règles de la facturation électronique. Avec Hero, vous êtes sûr de respecter les délais et de choisir les formats adaptés à votre activité.