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Facture électronique en Espagne : tout savoir sur la réglementation et la mise en conformité

Temps de lecture : 5 minutes
Depuis 2015, l’Espagne a progressivement introduit la facturation électronique, d’abord pour les transactions avec le secteur public (B2G). Avec l’adoption de la loi Crea y Crece en 2022, cette obligation s’étend maintenant aux transactions entre entreprises (B2B), avec un déploiement progressif jusqu’en 2026. L’objectif de cette réforme est de lutter contre la fraude fiscale, d’améliorer la transparence des échanges commerciaux et d’automatiser les processus comptables. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique en Espagne.
Sommaire
- Les obligations légales de la facturation électronique en Espagne
- Le fonctionnement de la facture électronique en Espagne
- Les mentions obligatoires d’une facture électronique en Espagne
- La facturation électronique pour les entreprises étrangères en Espagne
- Les sanctions en cas de non-respect de la facturation électronique
- Comment se conformer à la réglementation espagnole ?
- Heropay vous accompagne dans la facturation électronique en Espagne
Les obligations légales de la facturation électronique en Espagne
La réforme de la facturation électronique en Espagne s’inscrit dans une volonté d’harmonisation européenne et de modernisation administrative.
À travers la loi Crea y Crece, l’État espagnol impose progressivement la dématérialisation des factures pour les entreprises.
Une réforme progressive de la facturation électronique
L’Espagne a rendu la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises B2B et B2G avec l’adoption de la loi Crea y Crece, publiée au Journal officiel espagnol (BOE) le 29 septembre 2022.
Cette réforme vise plusieurs objectifs :
Réduire la fraude à la TVA, estimée à 35 milliards d’euros par an dans l’Union européenne, selon la Commission européenne.
Faciliter les contrôles fiscaux, en imposant un format standardisé pour toutes les transactions.
Accélérer le traitement des paiements en limitant les litiges et erreurs liés aux factures papier ou PDF.
Les entreprises concernées et le calendrier de mise en place
La mise en place de la facturation électronique en Espagne suit un calendrier progressif en fonction de la taille des entreprises :
Type d’entreprise | Obligation effective |
---|---|
Grandes entreprises (CA > 8M€) | 2025 |
PME et indépendants (CA < 8M€) | 2026 |
Entreprises étrangères | Seulement si elles ont un établissement stable en Espagne |
Les entreprises qui n’ont aucune présence fiscale en Espagne ne sont pas concernées par cette obligation, sauf si de nouvelles directives sont adoptées.
Les exceptions à la facturation électronique
Certaines entreprises et transactions sont temporairement exclues du dispositif :
Les micro-entreprises sous régime simplifié d’imposition pourraient bénéficier d’un report (à confirmer dans les prochaines lois).
Les transactions B2C ne sont pas encore concernées par cette réforme, mais leur intégration pourrait être envisagée à moyen terme.
Certaines professions réglementées peuvent être exemptées, sous réserve de validation par l’Agencia Tributaria.
Le fonctionnement de la facture électronique en Espagne
Pour assurer une transparence totale des échanges, l’Espagne impose un format standardisé et des plateformes officielles pour l’émission et la réception des factures électroniques.
Le format de facture électronique obligatoire
L’Espagne impose l’utilisation du format Facturae, un standard XML développé par l’Agencia Tributaria. Ce format structuré permet d’assurer :
L’intégration automatique des factures dans les logiciels comptables.
Un contrôle rapide par l’administration fiscale.
Une compatibilité avec les systèmes européens de facturation électronique.
Le rôle du réseau FACe (Factura Electrónica)
Le gouvernement espagnol a mis en place FACe, une plateforme dédiée à la gestion des factures électroniques.
Pour le secteur public (B2G), toutes les entreprises doivent transmettre leurs factures via FACe.
Pour le secteur privé (B2B), un système similaire est en cours de développement pour permettre la transmission centralisée des factures entre entreprises.
FACe garantit la traçabilité des transactions et permet aux autorités fiscales d’effectuer des contrôles en temps réel.
Les mentions obligatoires d’une facture électronique en Espagne
Pour être valide, une facture électronique en Espagne doit contenir des informations précises et normalisées.
Ces mentions permettent d'assurer la conformité fiscale, d'éviter les rejets par l'administration et de garantir la traçabilité des transactions.
Les informations essentielles
Chaque facture électronique doit comporter les éléments suivants :
Les informations sur l’émetteur et le destinataire :
Le nom ou la raison sociale
Le numéro d’identification fiscale (NIF)
L’adresse complète
Les informations spécifiques à la transaction :
Le numéro de facture unique, attribué de manière chronologique
La date d’émission de la facture
Le montant HT, le taux de TVA applicable et le montant TTC
La description détaillée des produits ou services fournis
Authentification et sécurisation :
La signature électronique pour garantir l’intégrité et l’authenticité du document
Le code de transaction unique, attribué par la plateforme gouvernementale
Les exigences spécifiques pour le B2G et le B2B
Les obligations diffèrent selon que la facture est émise à destination d’un organisme public (B2G) ou d’une entreprise privée (B2B).
Pour le secteur public (B2G) :
Toutes les factures doivent être transmises via FACe.
Un identifiant unique est généré pour chaque transaction afin d'assurer un suivi.
Pour le secteur privé (B2B) :
Les entreprises doivent utiliser une plateforme de facturation électronique conforme aux exigences de l’administration fiscale.
L’intégration avec les logiciels comptables devient essentielle pour automatiser la transmission et la gestion des factures.
L’Espagne s’aligne ainsi sur les réglementations européennes, facilitant l’interopérabilité entre les différents systèmes de facturation au sein de l’UE.
La facturation électronique pour les entreprises étrangères en Espagne
Les entreprises non résidentes doivent vérifier si elles sont concernées par l’obligation de facturation électronique en Espagne.
La réglementation distingue les entreprises ayant un établissement stable en Espagne et celles opérant à l’international sans présence locale.
Qui est concerné parmi les entreprises non espagnoles ?
Les obligations varient selon la structure de l’entreprise :
Les entreprises ayant un établissement stable en Espagne
Obligation de facturation électronique au même titre que les entreprises espagnoles.
Utilisation du format Facturae et transmission via la plateforme FACe (B2G) ou les futures plateformes pour le B2B.
Les entreprises étrangères sans établissement en Espagne
Si elles facturent une entreprise espagnole, elles ne sont pas concernées par la facturation électronique obligatoire.
Toutefois, elles doivent s’assurer de respecter les obligations fiscales liées à la TVA intracommunautaire.
Les obligations en matière de TVA et d’e-reporting
Certaines opérations impliquent des déclarations fiscales supplémentaires, notamment pour les transactions intra-UE.
la déclaration de TVA via le SII (Suministro Inmediato de Información)
Pour les grandes entreprises (CA > 6M€) : reporting en quasi-temps réel des transactions.
Pour les autres entreprises : déclaration mensuelle ou trimestrielle selon le régime fiscal.
Transmission des transactions à l’administration fiscale espagnole
L’Espagne impose un contrôle renforcé sur les transactions B2B transfrontalières.
Les entreprises espagnoles doivent déclarer leurs échanges avec des clients étrangers, même si ces derniers ne sont pas soumis à la facture électronique.
Les entreprises étrangères doivent donc bien anticiper les implications fiscales et les obligations de reporting avant d’opérer en Espagne.
Les sanctions en cas de non-respect de la facturation électronique
Le non-respect des obligations de facturation électronique en Espagne expose les entreprises à des sanctions financières et administratives.
L'administration fiscale espagnole applique des pénalités proportionnelles à la gravité des infractions.
Les amendes et les pénalités
Les entreprises qui ne respectent pas la réglementation encourent des sanctions pouvant atteindre 10 000 € selon la nature de l’infraction :
Absence de facturation électronique alors qu’elle est obligatoire :
Amende pouvant aller jusqu’à 10 000 €.
Non-transmission des factures via FACe ou le futur système B2B :
Pénalités calculées sur le montant des factures concernées.
Données incorrectes ou facture non conforme au format Facturae :
Amende proportionnelle pouvant atteindre 1% du montant de la facture.
Les risques pour les entreprises
Au-delà des sanctions financières, ne pas respecter les obligations de facturation électronique peut entraîner des conséquences graves pour les entreprises :
Le rejet des factures non conformes, empêchant la récupération de la TVA.
Le blocage des paiements par les clients espagnols en cas de facture invalide.
Des risques supplémentaires de contrôle fiscal pour les entreprises ne respectant pas les nouvelles règles.
La mise en conformité est donc essentielle pour éviter ces sanctions et garantir la fluidité des transactions commerciales en Espagne.
Comment se conformer à la réglementation espagnole ?
Pour éviter les sanctions et assurer la validité des transactions, les entreprises doivent mettre en place des solutions adaptées à la facturation électronique en Espagne.
Cela implique l'utilisation d'un logiciel compatible, l'intégration aux plateformes officielles et une veille réglementaire continue.
Choisir un logiciel compatible Facturae
L’Espagne impose l’utilisation du format Facturae, un fichier XML normalisé. Pour s’y conformer, il est essentiel de :
Utiliser un logiciel de facturation certifié capable de générer des factures en format Facturae 3.2.x, la version actuellement exigée par l’administration fiscale.
Vérifier la compatibilité avec l’Agencia Tributaria et les plateformes officielles comme FACe pour les transactions avec le secteur public.
S’assurer que le logiciel intègre une signature électronique valide, obligatoire pour garantir l’authenticité et l’intégrité des factures.
Se connecter aux plateformes officielles
Les entreprises doivent envoyer leurs factures via les canaux officiels mis en place par l'État espagnol :
FACe : plateforme obligatoire pour les transactions avec le secteur public.
Futur réseau B2B : en cours de développement pour centraliser la facturation électronique entre entreprises privées.
Pour garantir la conformité, il est recommandé de :
Vérifier si son ERP ou son logiciel comptable permet l’intégration avec ces plateformes.
Effectuer des tests de transmission pour s’assurer que les factures sont bien acceptées par le système.
Anticiper les futures évolutions de la législation
Le cadre réglementaire de la facturation électronique en Espagne évolue encore. Pour éviter toute mauvaise surprise, il est conseillé de :
Surveiller les annonces de l’Agencia Tributaria et du gouvernement espagnol concernant l'obligation de facturation électronique en B2B.
Se tenir informé des mises à jour du format Facturae et des nouvelles exigences techniques.
Mettre en place une veille réglementaire ou travailler avec un expert fiscal espagnol pour anticiper les changements.
Avec ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent assurer une transition fluide vers la facturation électronique et éviter les complications administratives.
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À partir de l’été 2025, vous pourrez également recevoir et payer vos factures électroniques, tout en assurant leur traçabilité via les plateformes officielles comme FACe pour le secteur public, ou le futur réseau B2B espagnol.
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