2 exemples de lettre de relance client pour vos factures impayées

Quand envoyer votre lettre de relance ?

Le timing est primordial pour maximiser les chances de récupérer un paiement sans détériorer la relation.

Dès que la date d’échéance est dépassée, il est conseillé d'agir rapidement.

Selon une étude Altares, plus de 60 % des paiements en retard de moins de 30 jours sont réglés après une simple relance amiable. Voici les grandes étapes :

• Dès le premier jour de retard : envoi d'un rappel simple par email ou téléphone

• Entre 7 et 15 jours après l’échéance : envoi d’une première lettre de relance

• Après 30 jours sans réponse : envoi d'une deuxième relance ou d'une mise en demeure

Comment rédiger une bonne lettre de relance ?

Une lettre bien structurée permet de rappeler au client ses obligations sans le braquer. L’objectif est d’être clair, poli et ferme à la fois.

Les éléments indispensables à intégrer

Pour être efficace, votre lettre de relance doit impérativement contenir plusieurs informations clés :

• Le numéro et la date de la facture concernée

• Le montant total dû, incluant les éventuelles pénalités

• La date d’échéance dépassée

• Un rappel poli du caractère obligatoire du paiement

• Un duplicata de la facture en pièce jointe

D'après la DGCCRF, mentionner explicitement les pénalités légales de retard augmente de 25 % les chances d'obtenir un règlement rapide.

Le ton à adopter pour préserver la relation client

La relance doit privilégier un ton courtois et professionnel. Même en cas de retard important, il est essentiel d’éviter toute forme de menace ou d’agressivité.

Un ton poli augmenterait de 40 % les chances de conserver le client après un incident de paiement, selon Forrester Research.

Exemple de 1ère lettre de relance pour facture impayée

La première lettre de relance vise à rappeler poliment au client son oubli tout en laissant la porte ouverte au dialogue. Voici un modèle que vous pouvez adapter facilement.

Objet : Facture [n° de la facture] en attente de règlement

"Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous n'avons pas encore reçu le règlement de la facture n°[numéro de la facture] datée du [date], pour un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date d’échéance].

Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais. Vous trouverez en pièce jointe une copie de la facture concernée.

Si le paiement a déjà été effectué, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier. En cas de difficulté, n'hésitez pas à nous contacter afin de convenir ensemble d'une solution.

Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Signature et coordonnées de votre entreprise]"

À noter : selon la Banque de France, près de 50 % des retards de paiement sont dus à de simples oublis. Cette première approche amicale permet souvent de résoudre le problème sans conflit.

Exemple de 2ème lettre de relance pour facture impayée

Selon l'Observatoire des délais de paiement, près de 25 % des factures nécessitent au moins une seconde relance avant d'être réglées.

Si la première relance reste sans réponse, il est nécessaire d’envoyer une seconde lettre, plus ferme, pour rappeler votre exigence de paiement.

Objet : 2ᵉ relance – Facture [n° de la facture] en attente de règlement

"Madame, Monsieur,

Malgré notre précédent courrier du [date de la première relance], nous constatons que la facture n°[numéro de la facture] émise le [date], d’un montant de [montant] €, demeure impayée.

Nous vous demandons de bien vouloir procéder au règlement sous 8 jours à compter de la réception de cette lettre. À défaut, nous serons contraints d'envisager des démarches complémentaires pour obtenir le recouvrement de notre créance.

Pour rappel, conformément à l’article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne l’application de pénalités de retard et d'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Nous restons naturellement disponibles pour échanger avec vous et trouver une solution amiable si nécessaire.

Dans l’attente de votre retour rapide, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Signature et coordonnées de votre entreprise]"

Quelle méthode utiliser pour maximiser vos chances de paiement ?

Pour optimiser vos relances et maximiser vos chances de récupérer rapidement vos paiements, il est crucial d'adopter une méthode structurée et progressive.

La relance amiable : les 4 étapes

Avant d'entamer des procédures plus lourdes, privilégiez toujours la relance amiable. Elle permet de maintenir une bonne relation commerciale tout en rappelant vos droits.

• Envoyer une première relance par mail ou courrier simple dans les 5 à 7 jours suivant l'échéance

• Relancer par téléphone en parallèle pour obtenir un engagement rapide

• Envoyer une seconde relance, par courrier recommandé si besoin, entre 10 et 15 jours après la première

• Préparer une mise en demeure formelle si aucune réponse n’est obtenue

Selon une étude réalisée par Intrum en 2024, 81 % des retards de paiement peuvent être résolus à l'amiable si les relances sont rigoureuses et professionnelles.

Que faire si le client ne réagit pas ?

Si malgré plusieurs relances amiables, le client ne règle pas la facture, il est nécessaire d’adopter des mesures plus contraignantes.

• Envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception

• Faire appel à un prestataire de recouvrement si la mise en demeure reste sans effet

• Envisager une procédure judiciaire simplifiée (injonction de payer) en dernier recours

D’après la Banque de France, une injonction de payer permet d’obtenir une décision favorable dans plus de 70 % des cas en moins de 3 mois.

Comment simplifier la gestion des relances avec Hero ?

Même si Hero ne propose pas d'automatisation des relances, la plateforme vous aide à accélérer le paiement de vos factures et réduire le risque d'impayés.

• Encaissement rapide en ligne : Grâce au lien de paiement Hero, vos clients peuvent régler leur facture immédiatement par carte bancaire. Le coût est compétitif (0,4 % pour une carte classique), ce qui encourage l'usage.

• Financement de vos factures impayées : En cas de retard de paiement, vous pouvez débloquer jusqu’à 1 000 € d’avance de trésorerie avec Hero X ou jusqu’à 50 000 € avec Hero Pro. De quoi éviter de bloquer votre activité en attendant le règlement.

• Suivi facilité des transactions : Avec l'accès illimité à l’historique de vos opérations et la centralisation de vos reçus, vous repérez en quelques clics les factures non réglées et vous relancez sans attendre.

En simplifiant le paiement et en proposant des solutions de financement rapides, Hero vous permet de mieux sécuriser votre trésorerie et de gagner du temps dans la gestion des relances.