Comment calculer des pénalités de retard sur une facture ?

Quelle est la formule exacte pour calculer une pénalité de retard ?

Pour calculer correctement une pénalité de retard, vous devez comprendre la formule de base qui permet de déterminer son montant en fonction du montant dû, du taux d'intérêt applicable et du nombre de jours de retard.

Montant dû x taux x nombre de jours / 365 : ce que ça signifie

Le calcul s’appuie sur une formule simple :

Pénalité = (Montant dû × Taux d’intérêt annuel × Nombre de jours de retard) / 365

Voici ce que signifie cette formule :

• Le montant dû est la base sur laquelle vous appliquez le taux d’intérêt.

• Le taux d’intérêt annuel peut être légal ou contractuel (voir section suivante).

• Le nombre de jours de retard correspond à la durée écoulée entre l’échéance de la facture et le jour du paiement effectif (ou du calcul).

Ce calcul donne une pénalité proportionnelle au montant impayé et au temps écoulé. Il n’est pas nécessaire de proratiser par mois : le calcul se fait en jours.

Doit-on utiliser le montant HT ou TTC ?

Le montant TTC (toutes taxes comprises) est à utiliser par défaut, sauf si vos CGV précisent que les pénalités s’appliquent uniquement sur le montant HT.

Dans la majorité des cas, les tribunaux considèrent que la pénalité porte sur le montant TTC, car c’est la somme réellement due par le client.

Attention : si la TVA n’a pas encore été déclarée (facture non encaissée), cela peut avoir un impact comptable, mais cela ne modifie pas le calcul des pénalités.

Quel taux choisir : légal ou contractuel ?

Deux options s’offrent à vous :

• Le taux contractuel. Librement fixé dans vos CGV, il ne peut toutefois être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Il doit être mentionné explicitement dans vos documents contractuels (CGV, devis, bon de commande…).

• Le taux légal. S’il n’y a pas de mention spécifique, c’est le taux fixé par la loi qui s’applique. Il est publié chaque semestre par la Banque de France.

L’usage d’un taux contractuel est recommandé, car il est souvent plus dissuasif et valorise mieux votre temps de trésorerie immobilisé.

Quels sont les taux applicables pour 2025 ?

Pour déterminer le montant des pénalités de retard, vous devez connaître les taux d'intérêt en vigueur. En 2025, plusieurs taux sont applicables selon le contexte de la créance.

Le taux d’intérêt légal

Le taux d’intérêt légal est défini semestriellement par la Banque de France. Il s’applique automatiquement si aucun taux n’est prévu dans vos CGV.

Pour le premier trimestre 2025, deux taux distincts sont publiés :

• Un taux pour les créances entre professionnels, plus faible, à 3,71 %.

• Un taux pour les créances envers les particuliers, plus élevé, à 7,21 %.

Ce taux est publié au Journal officiel et actualisé chaque 1er janvier et 1er juillet. Il sert aussi de référence pour les intérêts moratoires ou les procédures judiciaires. Il reste néanmoins moins incitatif que le taux contractuel majoré.

Le taux BCE majoré de 10 points

À défaut de taux contractuel, l’article L441-10 du Code de commerce impose un taux minimum égal au taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) majoré de 10 points.

Ce taux est applicable pour les relations entre professionnels (B2B) si les CGV ne précisent rien. En pratique, cela équivaut souvent à un taux annuel proche de 11 à 12 %.

Ce mécanisme vise à décourager les retards en appliquant une pénalité substantielle, même sans clause contractuelle spécifique.

Où trouver les taux en vigueur chaque semestre ?

Les taux d’intérêt légal et le taux BCE en vigueur sont publiés sur deux sources officielles :

• Banque de France : www.banque-france.fr

• Légifrance : www.legifrance.gouv.fr (rubrique "taux d’intérêt légal")

Pour le taux BCE, consultez le taux de refinancement appliqué au 1er janvier ou 1er juillet de l’année, disponible sur le site de la BCE (www.ecb.europa.eu).

Quels délais de retard prendre en compte dans le calcul ?

Le calcul des pénalités de retard repose sur une durée précise, à déterminer selon la date d’échéance de la facture. Voici comment fixer correctement ce délai, sans erreurs de calcul.

Point de départ : date d’échéance dépassée

Le point de départ des pénalités est le lendemain de la date d’échéance indiquée sur la facture.Par exemple, si la facture mentionne une échéance au 15 mars, les pénalités commencent à courir dès le 16 mars.

Il n’est pas nécessaire d’envoyer une relance préalable pour que ce délai démarre.

Faut-il exclure les jours fériés et les week-ends ?

Non, les jours fériés et week-ends sont inclus dans le calcul des jours de retard.

On considère un calendrier civil classique, sans déduction. Ainsi, un retard de 20 jours inclut tous les jours consécutifs, qu’ils soient ouvrés ou non.

Cela simplifie le calcul, mais peut alourdir rapidement le montant dû si le paiement tarde en période de congés ou de ponts.

Faut-il indiquer la pénalité dans le contrat ou la facture ?

Pour que les pénalités de retard soient incontestables, leur mention explicite dans les documents commerciaux est essentielle. Voici les obligations à respecter et les bonnes pratiques à adopter.

Les mentions obligatoires sur les factures B2B

Entre professionnels, la mention des pénalités de retard est obligatoire sur chaque facture, conformément à l'article L441-10 du Code de commerce.

Elle doit préciser le taux d’intérêt applicable en cas de retard, ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

L'absence de cette mention peut entraîner une amende administrative jusqu’à 75 000 € pour une personne physique, ou 2 millions € pour une société.

Voici un exemple de formulation :

"Tout retard de paiement entraîne l’application de pénalités calculées au taux de 12 % l’an, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement."

La clause à intégrer dès le devis

Pour sécuriser encore davantage vos créances, vous pouvez aussi insérer cette clause dès le devis ou le contrat commercial. Cela évite toute contestation ultérieure et rappelle au client ses obligations dès la première étape de la relation.La clause doit être claire, lisible et non ambigüe. Elle permet de justifier l’application des pénalités sans nouvelle négociation.

Pensez également à l’inclure dans vos CGV (conditions générales de vente), qui doivent être acceptées avant toute commande.

Exemples de calcul de pénalité

Rien de tel que des cas pratiques pour bien comprendre comment appliquer les pénalités de retard. Voici deux exemples représentatifs, accompagnés d’un tableau récapitulatif.

Cas 1 : 1 000 € TTC impayés depuis 20 jours

Supposons une facture de 1 000 € TTC, émise entre professionnels, avec un taux d’intérêt légal majoré de 12 %, et un retard de 20 jours.

La formule est :(1 000 x 12 %) x (20 / 365) = 6,58 €

Ce montant est à ajouter à l’indemnité forfaitaire de 40 € si celle-ci est applicable.

Cas 2 : 12 000 € HT, taux contractuel de 12 %, 45 jours de retard

Pour une facture de 12 000 € HT avec un taux contractuel de 12 % prévu dans les CGV, et un retard de 45 jours, le calcul donne :(12 000 x 12 %) x (45 / 365) = 177,53 €

Ici, le montant HT est utilisé, comme souvent prévu entre professionnels.

Tableau récapitulatif des formules selon les cas

Le tableau suivant récapitule les deux exemples précédents pour vous aider à mieux comparer les deux situations :

Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement

En plus des pénalités de retard, la loi prévoit une indemnité fixe pour couvrir les frais de recouvrement. Voici ce que vous devez savoir pour bien l’appliquer.

Les 40 € à facturer systématiquement

Depuis 2013 avec le Décret 2012-115, une indemnité forfaitaire de 40 € est due de plein droit en cas de retard de paiement entre professionnels (B2B). Elle s’ajoute automatiquement aux pénalités de retard, sans qu’il soit nécessaire de justifier des frais engagés.

Cette somme doit être mentionnée sur les CGV et les factures pour être exigible sans discussion.

Quand facturer l’indemnité ? Quelles exceptions ?

L’indemnité de 40 € est due dès le premier jour de retard, sans relance préalable. Toutefois, elle ne s’applique pas aux particuliers ni aux administrations publiques.

De plus, si les frais de recouvrement dépassent ce montant, le créancier peut demander un complément, sous réserve de justification (prestataire de recouvrement, avocat, etc.).

Hero vous aide à être payé sans attendre les pénalités

Les pénalités de retard compensent les paiements tardifs, mais elles n’améliorent pas votre trésorerie à court terme. C’est là qu’intervient Hero. En vous proposant l’avance immédiate sur factures, Hero vous permet d’être réglé sans attendre l’échéance ou la relance. Vous restez concentré sur votre activité, tout en sécurisant vos encaissements.

En résumé, le calcul des pénalités de retard est un moyen efficace de protéger vos créances et de garantir des paiements ponctuels. Toutefois, pour éviter les erreurs et garantir la validité de ces pénalités, vous devez respecter les règles légales et contractuelles. Si vous souhaitez optimiser votre gestion des créances et obtenir des paiements plus rapides, des solutions comme l'avance de trésorerie de Hero peuvent vous offrir un soutien précieux.