Sollecito di fattura non pagata prima della messa in mora: cosa dire, quando e come?

Quando devo inviare l'ultimo promemoria prima della procedura?

Questo tipo di promemoria viene inviato dopo diversi tentativi amichevoli generalmente tra 30 e 45 giorni dopo la scadenza della fattura.

A questo punto, il cliente non ha dato seguito nonostante i vostri solleciti, ma voi desiderate ancora evitare di emettere immediatamente un avviso formale .

Secondo il Osservatorio della Banque de France sui termini di pagamento , 1 azienda in 4 soffre ritardi nei pagamenti più di 60 giorni Questo ha un impatto diretto sul flusso di cassa, sulle spese e sulla gestione del capitale circolante.

Il costo medio dei ritardi di pagamento è stimato in 16.000 all'anno per una PMI secondo Cabinet ARC .

Quest'ultima e-mail di promemoria ha un ruolo strategico :

• Il mette sotto pressione senza eccedere in questioni legali

• Il crea una prova scritta del tentativo di raggiungere un accordo amichevole

• Il prepara il terreno per un'eventuale messa in mora

È fondamentale non aspettare troppo. Dopo un certo periodo (spesso 60 giorni ), le possibilità di recupero si riducono drasticamente: secondo Eulero Hermes , quasi l'80% delle fatture in sospeso da più di 90 giorni non verrà mai pagato .

Scadenze standard : D+30, D+45... cosa dice la pratica?

In pratica, spesso vengono emessi dei promemoria prima della messa in mora. tra D+30 e D+45 dopo la data di scadenza della fattura. Questa finestra consente di avere tempo per :

• A pre-revisione prima della maturità

• A 1° richiamo cortese a D+5

• A 2° rilancio più diretto D+15 o D+20

Da J+30 che ha senso inviare un ultimo richiamo formale soprattutto se avete ha fatto una serie di tentativi senza successo .

Uno studio di Sidetrade su 12 milioni di fatture rivela che :

• Il 70% dei pagamenti viene effettuato entro 30 giorni se un promemoria viene inviato rapidamente

• Ma il tasso di recupero scende al 20% dopo D+60

Quindi è meglio non aspettare troppo. Nei casi di malafede, più si ritarda, più si perde tempo (e denaro).

È un requisito legale?

No, non è obbligatorio inviare un sollecito prima della notifica di un avviso formale. dal punto di vista legale. In teoria, è possibile inviare comunicazione formale diretta non appena il termine di pagamento è scaduto.

Tuttavia, in realtà :

• I giudici valutano se un essere documentato

• Questo rilancio serve a prove in caso di contenzioso

• Può sufficiente per ottenere il pagamento per posta raccomandata

L' Articolo L441-10 del Codice di commercio francese. sottolinea che Il termine massimo di pagamento è di 60 giorni di calendario dalla data di emissione della fattura. Dopo questo periodo, il cliente ha il diritto di agire.

Ma prima di andare dritti al punto, un promemoria ben formulato spesso aiuta a mantenere le relazioni con i clienti e recuperare il vostro debito senza andare in tribunale .

Come si scrive un promemoria prima di un avviso formale?

In questa fase, il messaggio dovrebbe essere preciso, strutturato e credibile . L'obiettivo è duplice: incoraggiare il pagamento immediato mentre definire un quadro chiaro per il futuro (messa in mora, contenzioso, sanzioni, ecc.).

Cosa includere per rimanere credibili (senza essere aggressivi)

Ecco i dati chiave da inserire nel sollecito prima della messa in mora. Dimostrano la serietà della questione senza che il procedimento venga effettivamente avviato:

• Il numero e la data della fattura in questione

• L'importo dovuto specificato al netto dell'IVA e comprensivo dell'IVA, ove possibile

• La data di scadenza fattura iniziale

• Le date dei precedenti solleciti

• Le sanzioni per i ritardi di pagamento nelle vostre condizioni generali di contratto

• La scadenza chiara concesso al cliente per saldare (ad esempio, entro 7 giorni)

Aggiungendo questi elementi, è possibile dimostrare che :

• Tu controllare il file

• Avete documentato le fasi

• Siete pronti ad agire se necessario

Il tono da adottare: fermo, chiaro, ma sempre professionale.

La trappola è quella di essere troppo aggressivi o troppo morbidi. È necessario trovare il giusto equilibrio:

• Professionale nessuna minaccia diretta, nessuna emozione

• Fattore : basarsi esclusivamente su elementi verificabili

• Tranquilla fermezza non si chiede, si richiedono una lucidatura

Esempio:

"Se non ci siamo sbagliati, notiamo che la fattura n. XXX dell'importo di XXX € IVA inclusa rimane non pagata nonostante i nostri solleciti di [date]. Vi chiediamo di regolarizzare la situazione entro 7 giorni per evitare l'invio di una diffida.

Questo tono dimostra di avere il controllo e apre la porta al dialogo Non ci sono dubbi su ciò che verrà dopo.

Copia e incolla del modello di e-mail di sollecito prima della notifica dell'avviso formale

Questa e-mail è un ultimo amichevole promemoria .

Deve definire un quadro chiaro, mentre evitare di interrompere la relazione commerciale se il cliente corregge rapidamente la situazione. Ecco un modello pronto all'uso:

Oggetto: Ultimo sollecito - fattura n. [XXX] ancora non pagata

"Ciao [Nome del destinatario],

A meno che non ci si sbagli, la fattura n. [XXX], emessa il [data] per un importo di [XXX] € IVA inclusa, rimane non pagata nonostante i nostri precedenti solleciti del [data 1] e [data 2].

In conformità con i nostri termini e condizioni generali di vendita penali per ritardi di pagamento così come un indennità di recupero fissa di 40 euro Se il pagamento non viene ricevuto entro 7 giorni, potrebbe essere applicata una penale.

Se il pagamento non viene ricevuto entro tale termine, saremo obbligati a inviare una avviso formale e avviare le procedure di recupero.

Si allega una copia della relativa fattura.

Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.

Cordiali saluti

[Nome Cognome][Posizione][Azienda][Contatti]".

Questo messaggio è breve, preciso e giuridicamente definito senza essere inutilmente ostile. Vi mette in posizione forte se è necessario andare oltre.

Cosa succede dopo? Messa in mora e azione legale

Se il sollecito amichevole rimane senza risposta, la avviso formale segna l'inizio del recupero contenzioso . È giuridicamente più vincolante di una semplice e-mail.

La messa in mora: una fase fondamentale del recupero crediti

Si tratta di un documento formale spedito a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno, che convoca il debitore di saldare il proprio debito entro un certo periodo. Permette di :

• Interruzione del periodo di prescrizione legale (spesso 5 anni tra i professionisti)

• Dimostrare la propria buona fede in caso di controversia

• Preparazione all'azione legale se necessario

In generale, concede Da 8 a 15 giorni al cliente per saldare il debito. In caso di mancata risposta, potete portare il caso in tribunale per ottenere un'ingiunzione. ordine di pagamento .

Cosa deve contenere

Per essere valido, un avviso formale deve includere :

• L'identità del creditore e del debitore

• Le l'importo esatto della somma dovuta

• Le tempo consentito prima dell'azione legale

• Una dichiarazione esplicita: "Questo è un avviso formale".

È inoltre utile allegare copie dei solleciti precedenti e della fattura in questione.

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Prima che venga notificato un avviso formale È possibile migliorare i tempi di raccolta intervenendo a monte.

Eroe offre un soluzione di pagamento anticipato permettendo ai professionisti di ottenere fino a 50.000 euro non appena viene emessa la fattura del cliente. Anche se il cliente ritarda, sarete comunque pagati.

Perché è utile?

• Miglioramento immediato del flusso di cassa

• Riduzione dei tempi di pagamento (in Francia la media è 44 giorni secondo l'Observatoire des délais de paiement)

• Nessuna interruzione delle relazioni con i clienti Hero anticipa i fondi, non siete voi a forzare il pagamento.

Come funziona?

1. Inviate la fattura dal vostro spazio Hero

2. Riceverete i fondi entro poche ore

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