Quanti solleciti per una fattura non pagata: regole, scadenze, best practice

Promemoria per le fatture non pagate: esiste un numero minimo o massimo?

Non esiste un obbligo legale di inviare un numero specifico di solleciti prima di emettere un avviso formale.

In pratica, però, una sequenza ben strutturata aumenta notevolmente le possibilità di successo.

Nulla è obbligatorio per legge

Non esistono regolamenti che stabiliscano un numero minimo di promemoria.

In teoria, è possibile inviare una comunicazione formale fin dal primo giorno di ritardo. Tuttavia, questo spesso danneggia il rapporto commerciale e può sorprendere il cliente.

Buoni metodi nella pratica

In pratica, la maggior parte delle aziende invia Da 2 a 3 promemoria prima di formalizzare un avviso formale.

Secondo un rapporto Sidetrade In questo modo, i richiami extragiudiziali possono essere utilizzati per recuperare fino all'84% delle fatture entro 30 giorni . Un buon ritmo dà al cliente il tempo di reagire, dimostrando al tempo stesso che siete seri.

Il numero di solleciti deve essere adattato in base al tipo di cliente o di debito?

Sì, perché non tutti i debitori sono trattati allo stesso modo.

Adattate i vostri promemoria al profilo del cliente e all'importo in gioco vi permette di ottimizzare le possibilità di pagamento, limitando al contempo i rischi legali o commerciali.

Clienti B2B: rigore e formalismo

Con i clienti commerciali si può essere più diretti fin dal primo richiamo. Questo pubblico conosce le regole del gioco e si aspetta una gestione chiara e diretta.

Una pianificazione di 3 relance è spesso ben accolta in questo contesto. Ricordate di includere i seguenti punti nelle vostre discussioni:

• Numero di fattura

• Data di scadenza

• Importo dovuto

• Le possibili conseguenze del mancato pagamento.

Secondo uno studio Altari , quasi il 30% delle fatture business-to-business in Francia viene pagato in ritardo Ecco perché il monitoraggio sistematico è così importante.

Clienti privati: maggiore cautela legale

I privati sono tutelati dal Codice del Consumo. Un sollecito troppo aggressivo può essere riqualificato come una pratica commerciale abusiva .

Privilegiate un primo richiamo molto cortese, poi aumentate gradualmente la vostra fermezza. Limitarsi a 2 relance al massimo prima di emettere un avviso formale, avendo cura di tenere una registrazione scritta.

Il periodo di prescrizione è 2 anni per gli individui ( Articolo L218-2 del Codice del consumo francese ), è anche necessario agire rapidamente.

Importo della fattura: si deve aumentare tanto per 100 euro quanto per 10.000 euro?

Non tutto merita lo stesso livello di insistenza. Per uno piccola fattura sotto i 200 euro Può essere sufficiente un semplice sollecito. Se la somma è esigua, il costo del procedimento può superare l'importo dovuto.

D'altra parte, per una fattura di diverse migliaia di euro Se avete intenzione di inviare un sollecito, è nel vostro interesse strutturarlo in modo preciso. Conservate tutte le prove di invio e, a partire dal terzo sollecito, preparate la transizione verso un avviso formale .

In sintesi: quanto più alto è l'importo, tanto più è importante stabilire un quadro legale per i vostri solleciti e garantire i vostri scambi.

Come potete strutturare i vostri promemoria per accelerare i pagamenti?

Una buona sequenza di solleciti aumenta le possibilità di recuperare le somme dovute senza andare in tribunale.

Ecco 3 modelli da copiare e incollare.

Follow-up 1: controllare l'accoglienza e rimanere cortesi

À D+5 o D+7 Dopo la scadenza, iniziate con un'e-mail cortese e concreta. L'obiettivo è quello di controllare che la fattura sia stata ricevuta e di ricordarvi la scadenza, senza accusarvi.

Oggetto: Promemoria della fattura n. 12345 - Scadenza 12 marzo

"Buongiorno,

Vorrei ricordarvi che la fattura n. 12345 di 870 euro, scaduta il 12 marzo, non è ancora stata pagata. Forse si tratta di una svista?

Resto a vostra disposizione se avete bisogno del documento o di ulteriori informazioni".

Questo tono preserva la relazione mentre documentare il ritardo .

Follow-up 2: promemoria di scadenze e conseguenze

À J+15 In caso di mancato pagamento o restituzione, inviare un sollecito più deciso. Indicate l'importo, la scadenza non rispettata e le possibili conseguenze: sanzioni, costi o cessione a terzi.

Oggetto: 2° sollecito - fattura non pagata n. 12345

"Buongiorno,
Se non ci sbagliamo, la fattura n. 12345 di 870 euro, con scadenza 12 marzo, non è stata pagata.

Vi ricordiamo che, in conformità alle nostre condizioni generali, potrebbero essere applicate delle penali per i ritardi di pagamento, pertanto vi invitiamo a mettervi in contatto con noi il prima possibile.

Questo messaggio formalizza la quadro contrattuale e si prepara per la fase successiva .

Promemoria 3: porre un chiaro ultimatum prima di notificare una diffida formale

À J+30 Se non viene ricevuto alcun pagamento, inviare un ultimo chiaro sollecito, con un tempo di risposta specifico e la menzione esplicita di un avviso formale a venire .

Oggetto: Ultimo sollecito prima della messa in mora - fattura n. 12345

"Buongiorno,

Nonostante i nostri precedenti solleciti, la fattura n. 12345 di 870 euro non è stata pagata.

Se il pagamento non viene ricevuto entro 5 giorni lavorativi, saremo costretti ad avviare una procedura formale di riscossione.

Vi invitiamo a regolarizzare la vostra situazione il prima possibile per evitare di dover prendere ulteriori provvedimenti.

Questa sequenza in tre fasi vi permetterà di mantenere una chiara documentazione scritta , d' innalzare gradualmente il tono e ottimizzare il recupero crediti in via amichevole .

3 promemoria: perché questo standard è diventato la norma?

Lo schema dei tre rilanci si è dimostrato il più efficace. pratica di riferimento nel recupero crediti extragiudiziale, in quanto bilancia l'efficienza legale con il mantenimento di buone relazioni con i clienti. Ecco perché.

Garantire la propria rivalsa in caso di controversie legali

L'invio di tre promemoria distanziati e documentati consente di mettere insieme un file solido se il caso debba andare in tribunale.

Ogni messaggio datato può essere utilizzato come due diligence Questo rafforza la vostra posizione in tribunale.

Secondo il Ministero della Giustizia, in caso di controversia, il giudice può considerare gli sforzi di un sollecito come prova della buona fede del creditore. In caso di mancata risposta o di mancato pagamento dopo diversi solleciti, la messa in mora assume tutto il suo peso.

Mantenere un'immagine professionale e misurata

Moltiplicando i solleciti troppo presto o in modo troppo aggressivo, si corre il rischio di danneggiare le relazioni commerciali . Al contrario, il ritmo giusto (spesso D+5, D+15, D+30) indica che si è :

• Organizzato

• Gestione coerente

• Rispettosi dell'interlocutore

Questo vi distingue da pratiche di riscossione brutali o maldestre, e aggiunge valore alla vostra azienda .

Ottimizzare il tasso di incasso extragiudiziale

Secondo un mobile Arc , quasi l'80% delle fatture non pagate viene liquidato prima di arrivare alla fase legale purché sia rigorosamente monitorato.

La regola delle tre corse crea un pressione crescente ma controllata che incoraggia il pagamento senza far arrabbiare il cliente. Inoltre, consente di identificare i profili a rischio di modificare i termini di pagamento in futuro.

Quanto tempo deve passare tra un sollecito e l'altro?

Rispettare un orario progressivo tra i vostri solleciti massimizzerà le vostre possibilità di pagamento, rimanendo al contempo credibile. Non esiste una scadenza legale, ma la regolarità e la coerenza fanno la differenza.

Scadenze standard: D+5, D+15, D+30

Ecco una sequenza consigliata per i crediti B2B:

• 1° rilancio : à J+5 della data di scadenza, un semplice e cortese promemoria

• 2° rilancio tra D+15 e D+20 tono più diretto, menzione delle sanzioni

• 3° rilancio : fresco J+30 ultimo promemoria prima della messa in mora

Questo ritmo è sufficientemente distanziato per lasciare il tempo di reagire evidenziando al contempo la crescente urgenza delle norme.

I tempi devono essere adattati in base ai profili e alle sfide.

In alcuni casi è possibile modificare queste scadenze:

• Clienti fedeli o finanziariamente fragili rilanci più distanziati, tono più morbido

• Piccole banconote meno passaggi, ma comunque documentati

• Grandi ordini o clienti a rischio un ritmo più veloce, più vicino

La chiave è documentare ogni promemoria e mantenere tempi di consegna ragionevoli ma mai più di qualche settimana tra due dosi di richiamo.

3 errori da evitare quando si inviano i promemoria

Anche con una buona pianificazione, alcuni errori di forma o di tono possono rovinare le possibilità di ottenere un pagamento rapido.

Rilanciare troppo presto o troppo spesso

Inviare un promemoria il giorno dopo la scadenza o inondare il cliente di messaggi può generare :

• Sensazione di molestia

• Una violazione della fiducia commerciale

Lasciare almeno 5 giorni lavorativi dopo la data di scadenza, prima del primo sollecito, e poi rispettare la data di scadenza. scadenze progressive .

Minacciare senza essere in grado di agire

Evitate formule come "sarete portati in tribunale" se non avete realmente intenzione di avviare un procedimento. Questo mina la vostra credibilità e può essere qualificata come pressione indebita .

Mantenere la concretezza: importo, data di scadenza, sanzioni legali . L'avviso formale sarà l'ultima risorsa.

Dimenticare di formalizzare gli scambi

Una telefonata non è sufficiente. È necessario tenere un registro scritto di ogni sollecito (e-mail, lettera o anche raccomandata), soprattutto se state pensando di intraprendere un'azione legale.

Documentare i vostri promemoria vi permette anche di gestire meglio il flusso di cassa e identificare i clienti problematici.

Non lasciate che il vostro flusso di cassa dipenda dalle scadenze: Hero può anticiparvi l'importo.

Ogni giorno di ritardo indebolisce la vostra attività. Invece di aspettare che i vostri promemoria abbiano successo, potete proteggere i vostri contanti immediatamente con Eroe .

Barba da eroe anticipare l'importo delle vostre fatture B2B convalidate senza aspettare che il cliente paghi. Si mantiene il controllo sul sollecito, pur mantenendo un elevato livello di efficienza. flusso di cassa stabile .

Non aspettate che il mancato pagamento diventi un rischio. Fatevi finanziare le fatture con Hero.