Come si fa un buon avviso formale?

Quando devo inviare un avviso formale di pagamento?

Potete inviare una comunicazione formale non appena i solleciti amichevoli falliscono. Non dovete né ritardare né affrettare l'invio: è solo una questione di tempistica.

Dopo quanti richiami e in quale preciso momento

In pratica, 3 promemoria a intervalli è tutto ciò che occorre fare prima di inviare una comunicazione formale. Rispettate le scadenze progressive:

• 1° promemoria su D+5

• 2° promemoria tra D+15 e D+20

• 3° promemoria a D+30 (promemoria finale)

È possibile inviare la comunicazione formale da D+30 dopo la data di scadenza soprattutto se il debitore non risponde.

Segnali che indicano che è giunto il momento di formalizzare la vostra richiesta

Ci sono diversi segnali che indicano che lo stimolo non è più sufficiente:

• Silenzio totale da parte del cliente nonostante i solleciti

• Promesse di pagamento non mantenute

• Importo significativo o ricorrenza delle fatture non pagate

In questi casi, passare a un avviso formale vi permette di assicurarvi cosa succederà dopo (sanzioni, contenzioso, prove legali).

Copia e incolla il modello di avviso di convocazione

Potete utilizzare questo modello per inviare una comunicazione formale chiara e conforme. Adattate le informazioni alla vostra situazione.

Oggetto: Diffida a pagare - Fattura n. [xxx]

"Gentile signore o signora,

Salvo errori od omissioni da parte nostra, prendiamo atto che la fattura n. [xxx], per l'importo di [importo in € IVA inclusa] emesso il [data] e pagabile prima di [data di scadenza] ancora oggi non è stata pagata.

Con la presente, vi diamo un preavviso formale di pagare questa somma entro [8] giorni lavorativi entro e non oltre [data] In caso contrario, saremo costretti a intraprendere un'azione legale per recuperare il denaro, con interessi di mora e costi associati.

È possibile pagare con [metodo di pagamento] al seguente indirizzo: [coordinate bancarie o postali].

Saremo lieti di ricevere il vostro pagamento.

[Nome della società / Siret / Dati di contatto] [Nome, posizione, firma]".

Come si scrive una notifica formale valida?

Un avviso formale non è un semplice promemoria. Per essere ammissibile ed efficace, deve seguire un preciso quadro giuridico.

Informazioni obbligatorie da includere per la ricevibilità

È necessario integrare i seguenti elementi:

• L'identità completa del creditore e del debitore

• L'importo esatto dovuto, con numero e data della fattura

• Il termine di pagamento (spesso 8 giorni)

• La dicitura esplicita "mise en demeure" ("messa in mora")

• La possibilità di un procedimento legale

Senza queste informazioni, la lettera nessun valore legale in caso di controversia, in conformità con l'articolo 1344 del Codice civile .

Le formule e il tono da usare per rimanere professionali

Il tono deve essere deciso ma neutro . Non utilizzate minacce, insulti o espressioni vaghe. Preferite le seguenti espressioni:

• "Vi diamo formale avviso di...".

• "Se non viene ricevuto alcun pagamento entro 8 giorni, saremo costretti a...".

• "Questa lettera costituisce un avviso formale prima di qualsiasi azione legale".

Rimanete sui fatti, evitate le esagerazioni e non usate condizionali inutili.

Una struttura tipica per una maggiore efficienza

Un avviso formale efficace segue una logica a 4 blocchi:

• Precedenti e fatture non pagate

• Richiesta chiara di pagamento entro un termine specifico

• Annuncio delle conseguenze di un mancato pagamento

• Dati di pagamento e firma

Questa organizzazione migliora la chiarezza e rafforza ambito legale posta.

Quale formato e canale scegliere per il vostro mailing?

Le canale utilizzato per l'invio di un avviso formale ha un impatto diretto sul suo valore legale. Alcuni formati consentono la prova dell'invio e della ricezione, altri no.

Lettera raccomandata con ricevuta di ritorno: il riferimento

La lettera raccomandata con ricevuta di ritorno è il il più sicuro legalmente. Costituisce la prova dell'invio e della ricezione, essenziale in caso di giudizio.

È anche il il formato più riconosciuto dai tribunali francesi (articolo 1344 del Codice civile francese).

Secondo uno studio di Spazio legale di più 70% delle procedure di ordine di pagamento hanno successo quando il creditore può fornire un avviso formale inviato per raccomandata.

Email o ufficiale giudiziario: quando è opportuno utilizzarli?

L' e-mail può essere sufficiente se avete un rapporto commerciale fluido e una chiara storia di scambi. Tuttavia, in caso di controversia, è sempre necessaria la prova di ricezione. discutibile a meno che il debitore non risponda.

Chiamare un commissario giudiziario (ex ufficiale giudiziario) dà un ufficiale e indiscutibile alla spedizione. È rilevante:

• Per il avvisi urgenti

• Quando il il debitore agisce in malafede

• Se il debito superiore a 5.000 euro

Quali documenti devo allegare alla lettera?

Allegare i giusti documenti di supporto rafforza la credibilità della vostra domanda e strutturare il file in caso di procedimento giudiziario.

Fatture, solleciti, ordini di acquisto...

Ecco i documenti da includere nella spedizione:

• Copia della fattura non pagata con la data di scadenza

• Copie di precedenti solleciti (e-mail, posta, telefonate)

• Modulo d'ordine o contratto firmato , si applicable

• Termini e condizioni di vendita se si parla di scadenze di pagamento e di sanzioni

Ogni elemento deve essere datato e leggibile.

Costruire un caso solido

Mettere insieme tutti i documenti relativi alla transazione per formare un una registrazione chiara e cronologica . Questo file vi aiuterà :

• À dimostrare l'affermazione in tribunale

• À sbloccare un ordine di pagamento rapidamente

• À accelerare l'intervento di un commissario giudiziario

In caso di dubbio, scansionate tutti gli scambi e archiviateli. in formato PDF orodatato .

Cosa succede dopo? Cosa succede se il cliente non paga?

Se, nonostante la messa in mora, il cliente non reagisce, si entra nella fase post-amicale. Ci sono diverse opzioni a disposizione, a seconda dell'importo, dell'urgenza e della strategia scelta.

Ordini di pagamento: procedura e scadenze

L' ordine di pagamento è una procedura legale veloce e poco costoso previsto in articoli da 1405 a 1425 del Codice di procedura civile .

È possibile rivolgersi al tribunale competente senza udienza, fornendo :

• Avviso formale con ricevuta di ritorno

• Fatture non pagate

• Condizioni generali di vendita

• Una descrizione chiara del reclamo

Tempo medio : tra le 4 e le 8 settimane per ottenere una prescrizione, a condizione che il fascicolo sia completo.

Soluzioni amichevoli prima di andare in tribunale

Prima di adire le vie legali, potete comunque tentare una ultimo contatto amichevole . Questa fase può comprendere :

• Un chiamata diretta del cliente

• A negoziazione dei termini di pagamento

• L'intervento di un mediatore o conciliatore

Alcune aziende recuperano fino a 30% di crediti nella fase finale amichevole, senza ricorrere alle vie legali, secondo uno studio della società Altari .

Hero vi aiuta a evitare questo problema con gli anticipi di contante

Piuttosto che sopportare i ritardi di pagamento, potete trasformate le vostre fatture in contanti immediati .

Eroe vi fa avanzare a 100% dell'importo comprensivo di IVA delle vostre richieste convalidate, in meno di 24h senza attendere la data di scadenza del cliente.

Si recupera il vostro denaro ora e Hero si occupa del follow-up fino al pagamento.

Meno stress, più contanti: vi concentrate sull'attività, non sui promemoria.